מנהל חדש הגיע

מנהל חדש שנכנס לחברה עובר תהליך דיאגנוזה בתוך החברה על ידי בעלי העניין הרלבנטיים- עובדים, מנהלים, לקוחות, ספקים וכו'. הציפיה הרווחת ממנהלים חדשים היא שינוי מהיר ולטובה ועליו להיות מודע ללחץ פנימי להטביע חותם. "כניסה לתפקיד חדש היא כמו כניסה של נגיף לגוף. הוא יכול לעורר עליו את כל המערכת החיסונית – ועדיף לא לעשות את זה, אלא להבין איך אפשר להשתלב בדנ"א", כותב פרופ' מייקל ווטקינס.

כיבוד המורשת הארגונית. מנהל חדש חייב לכבד בכל מקרה את המורשת הארגונית ולהחיות אותה בדרכו. הוא מחויב קודם כל להחיות את הדרך של הדור הקודם שכנראה עבדה עד היום ורק אז הוא יכול להתחיל לסלול דרך חדשה, דרך שלא היתה קיימת ולא היתה סלולה לפניו. כשמנהל מתחיל לסלול דרך ניהולית חדשה מטבע הדברים — אם התהליך מדויק עבור החברה — הוא לא יכול להיות בטוח במאה אחוז ולהיות שלם, לפעמים שהוא הולך בדרך הנכונה כי מדובר בשינוי משמעותי.

טעות שכיחה של מנהלים חדשים-פיטורי עובדים, לעיתים עובדים מבוגרים כחלק מרענון המערכת. דעה רווחת בקרב מנהלים היא שעובדים מבוגרים הם בגדר נטל כלכלי על החברה בגין העלות הגבוהה שלהם וירידה משוערת בפריון.  מחקרים עדכניים בנושא מגלים כי לגיל העובדים אין השפעה על הביצועים העסקיים, בין אם הביצועים נמדדים לפי תוצאות פיננסיות, תפעוליות או על פי רמת שביעות רצון של לקוחות. עובדים 'מבוגרים' מביאים עימם ניסיון רב שמורכב ממידע, מיומנויות, יכולות נלמדות ודפוסי התנהגות שנרכשו במהלך כל הקריירה. אנשים פרטיים יכולים לקחת איתם הון אנושי מסוג זה ולהעביר ממעסיק למעסיק כי יש לו ערך לרבים, ומעסיקים המחפשים אותו יכולים "לקנות" אותו בשוק העבודה. לפיכך, להון אנושי הספציפי הזה לחברה יש ערך לארגון אחד והוא "נבנה" באמצעות קביעות (שנות עבודה) אצל המעסיק. מעבר לכך, מדובר בכיבוד המורשת הארגונית. מעסיקים יכולים לאפשר לעובדים מבוגרים יותר, ב"גיל פרישה" להישאר בארגון מתוך הנחה שהישארותם טובה לעסק.  אחת ההשלכות החשובות ביותר לכך שהעסקת עם עובדים שבונה קביעות  זוכה ליתרונות תחרותיים , ביחס לארגונים שבוחרים בחלופות כמו עובדים על פי חוזים, פרילנסרים וכיוצ"ב. ארגונים אלו מפספסים את הערך העסקי שמביאה קביעות אצל מעסיק.

טיפול בהתנגדויות לטרנספורמציה– מנכ"לים צריכים ליצור לעיתים תחושת דחיפות, אפילו פחד כדי לדרבן את החברות שלהם לאמץ חדשנות ושינוי בקנה מידה גדול. היתרונות של הדיגיטל היא החזית הבאה אבל היא מתגלה כחסם משמעותי עבור חברות רבות. מנהל יכול להזמין את כל כוח העבודה להקים 'צוותי גילוי שיבושים' כדי לפתח אסטרטגיות דיגיטליות 'שיתקפו' את המודל העסקי, לפתח  רעיונות שמטפלים בבעיות הליבה של העסק . אמנם אפשר לפלס כמנהל את הדרך באמצעות יוזמה דיגיטלית אחת אבל הרחבתה דורשת פריצת כוח שהעסק הוותיק מפעיל כשהוא חוזר לדרכי עבודה שהצליחו במשך עשרות שנים. פריצת שדה הכוח דורשת כוח, שכנוע וברוב המקרים, טריגר. אחד הגורמים המשמעותיים ביותר שמוביל לרגרסיה בדרכי הפעולה הישנות הוא הצטברות. כאשר חברות מבצעות שינויים קטנים בלבד, לעתים רחוקות הן מפתחות מספיק מומנטום כדי לשבור הרגלים ישנים. השינויים צריכים להיות נועזים וגם ספציפיים. יש להכין תוכנית הוליסטית שסורקת את הארגון כולו בחיפוש אחר הזדמנויות דיגיטליות – גם אם הזדמנויות אלו משבשות את העסק מדור קודם. מנהל חדש צריך להתחיל בשאלה, "איך תיראה החוויה האופטימלית עבור הלקוחות שלנו?" נקודה זו היא קריטית מכיוון שהלקוח הוא מוקד הפעולה שמקשה על עובדים, באופן כללי להסתתר מאחורי המשפט השכיח, "ככה תמיד עשינו את זה". ניתן לכרות את הידע הזה היא על ידי לימוד וזיהוי כל אינטראקציה ותהליך המכוונים ללקוחות.

תוכניות חידוש גדולות מתחילות לרוב עם אדם אחד או שניים בלבד. במקרים של מאמצי שינוי מוצלחים, קואליציית המנהיגות גדלה וגדלה עם הזמן. אבל בכל פעם שלא מושגת מסה מינימלית בשלב מוקדם של המאמץ, לא קורה שום דבר בעל ערך רב. ישנה טענה שכיחה ששינוי גדול הוא בלתי אפשרי אלא אם מנכ"ל הארגון הוא תומך פעיל. בטרנספורמציות מוצלחות, מנכ"ל החברה או המנהל הכללי של החטיבה, בתוספת עוד 5 או 15 או 50 אנשים מתכנסים ומפתחים מחויבות משותפת לביצועים מצוינים באמצעות חידוש כלשהו. מניסיוני,  הקואליציה אז תמיד די חזקה – מבחינת כותרות, מידע ומומחיות, מוניטין ויחסים. בארגונים קטנים וגדולים כאחד, צוות מנחה מצליח עשוי להיות מורכב משלושה עד חמישה אנשים בלבד במהלך השנה הראשונה של מאמץ של חידוש. תחושת דחיפות גבוהה בשורות הניהול מסייעת מאוד בהרכבת קואליציה מנחה. יש למנות גורם שירכז את פעילות צוות הקואליציה הזאת, לסייע לצוות זה לפתח הערכה משותפת של הבעיות וההזדמנויות של החברה שלהם וליצור רמה מינימלית של אמון ותקשורת. ריטריטים מחוץ לאתר, למשך יומיים או שלושה ימים הוא כלי אחד פופולרי לביצוע משימה זו.

טעות נפוצה, נוספת של מנהלים חדשים היא התרכזות ביצירת הצלחות לטווח קצר בלבד. טרנספורמציה אמיתית לוקחת זמן, ומאמץ התחדשות מסתכן באיבוד מומנטום אם אין יעדים קצרי טווח שצריך לעמוד בהם ולחגוג אותם. רוב האנשים לא ייצאו לתהליך שינוי ארוך אלא אם כן יראו ראיות משכנעות תוך 12 עד 24 חודשים שהמסע מניב תוצאות צפויות. ללא ניצחונות קצרי טווח, יותר מדי אנשים מוותרים או מצטרפים באופן פעיל לאותם אנשים שהתנגדו לשינוי. בביצוע שינוי מוצלח, מנהלים מחפשים באופן אקטיבי דרכים להשיג שיפורי ביצועים ברורים, לקבוע יעדים במערכת התכנון השנתית, להשיג את היעדים ולתגמל את האנשים המעורבים דרך הכרה, קידום ואפילו בכסף. מניסיוני גיליתי שלחץ יכול להיות מרכיב שימושי במאמץ לשינוי. כאשר מתברר לאנשים ששינוי גדול ייקח הרבה זמן, רמות הדחיפות יכולות לרדת. מחויבות לייצר ניצחונות לטווח קצר עוזרות לשמור על רמת הדחיפות ולכפות חשיבה אנליטית מפורטת שיכולה להבהיר או לשנות חזונות.

לאחר שנה עד שנתיים לתוך מאמץ טרנספורמציה מוצלח, מנהל יכול למצוא שינויים במדדים מסוימים, למשל הצגת מוצרים חדשים מוצלחים או שינוי כלפי מעלה בנתח השוק, שיפור מרשים ברמת הפרודוקטיביות או דירוג ברמת שביעות רצון גבוהה יותר, סטטיסטית של לקוחות. בכל מקרה, הניצחון הוא אינו חד משמעי כיוון שבין היתר התוצאה יכולה להיות 'מוזלת'  על ידי המתנגדים לשינוי. באופן טבעי, מנהלים חדשים עשויים להתפתות להכריז על ניצחון עם שיפור ביצועים תוך זמן קצר, לצורך הדוגמא, ברבעון הראשון מיום תחילת עבודתם. אמנם לחגוג ניצחון זה בסדר אבל ההכרזה על ניצחון ללא תכנון לטווח ארוך יכולה להיות קטסטרופלית. גישות חדשות הן שבריריות ונתונות לרגרסיה, ותהליך הטמעת השינויים עמוק לתוך התרבות של החברה יכול להימשך חמש עד עשר שנים. הבעיות יכולות להתחיל בשלב מוקדם של התהליך: רמת הדחיפות אינה אינטנסיבית מספיק, החזון אינו ברור מספיק, עסוקים בחגיגות הניצחון בטרם עת ואז הכוחות החזקים הקשורים למסורת עשויים להשתלט.

מה אתם/ן עושים/ות כמנהלים/ות כדי להצליח בתפקיד החדש ולייצר שיתוף פעולה פורה עם בעלי העניין? מה מאפשר זאת?

*** למתן ייעוץ, נא צרו קשר דרך הבלוג

*הציור של מאיר פיצ'חדזה

© כל הזכויות שמורות לרחל אפרים 2023

Read Full Post »

כיצד ניתן לתכנן נכון שטחי עבודה פתוחים?

הגדרות פיזיות של מקומות עבודה יכולות להשפיע על דפוסי התנהגות בדרכים רבות. הן נועדו, בין היתר ליצור מחסה וביטחון, מגע חברתי, הנאה, צמיחה.  עיצוב מקומות עבודה של חללים פתוחים נועד לרוב כדי לייצר אינטראקציה בין שני אנשים או יותר נכון שיתוף פעולה. הוא גם נוח לניהול עובדים. המרחבים הללו נועדו לשפר את שיתוף הרעיונות בו אנשים נפגשים אקראית, לזרז את קבלת ההחלטות, להגביר את החשיפה לסוגים שונים של מומחיות ולרתום את העובדים, בסופו של דבר ליצור מוצרים ושירותים חדשניים יותר.

למרות ההשפעה הזאת, עובדים, בדרך כלל מחליטים מתי לקיים אינטראקציה. אנשים שרוצים להתחמק מאינטראקציות, אפילו בחללים פתוחים יכולים להימנע מקשר עין, לשקוע כל כך במשימות שלהם עד שהם חירשים באופן סלקטיבי (אולי בעזרת אוזניות).

כשעובדים באמת רוצים ליצור אינטראקציה, הם בוחרים בערוצים של פנים אל פנים, ועידת וידאו, טלפון, מדיה חברתית, דואר אלקטרוני, הודעות וכו'. מי שיוזם חילופי דברים, מחליט כמה זמן זה צריך להימשך והאם זה צריך להיות פגישה או פטפטת או הודעה דיגיטלית. הטכנולוגיה אפשרה לזהות ולנתח את זרימות התקשורת. דרך לזהות אינטראקציות היא על ידי איסוף "פירורי הלחם" הדיגיטליים שאנשים משאירים כשהם מזמינים פגישה, שולחים אימייל, פותחים חלון דפדפן, באמצעות מערכות שנועדו לשמור מטא נתונים של תקשורת. מעסיקים יכולים להשתמש בכלי ניתוח מתקדמים כדי להבין את דפוסי ההתנהגויות הקולקטיביות של העובדים. אלגוריתמים המעריכים תנועות ואינטראקציות של עובדים יכולים ללמוד להבחין בין שיתוף פעולה לבין נוכחות משותפת בלבד. ההתקדמות הזאת אפשרה להראות שלעיתים קרובות הארכיטקטורה והאנטומיה של שיתוף הפעולה לא תמיד פועלות.

לפעמים התשובה הטובה ביותר כדי לייצר שיתוף פעולה פורה יותר וחיבור בין אנשים אינה כרוכה בשינויים במבנה הפיזי. כדי להשיג אינטראקציות מסוימות בין אנשים וצוותים ספציפיים יש השפעה מדויקת יותר ובעלת ערך על דפוסי אינטראקציות, עפ"י רוב דרך קיום סדנאות פנימיות, מסיבות יום הולדת, טיולים משותפים, התנדבות משותפת בקהילה יותר מאשר לשינויים בחלל המשרד. יתרה מכך, ההצלחה בהקשר זה לגבי משרדים פתוחים יכולה להיות קשורה לעיתים גם כיצד אנשים מרגישים לגבי החלל – משהו שנקרא זהות מקום – כמו עם החלל עצמו. כאשר רמת ההזדהות למקום גבוהה יותר, העובדים מדווחים, בדרך כלל על יותר מעורבות בעבודתם, יותר תקשורת עם עמיתיהם וחיבור חזק יותר לחברה.

הווה אומר, מנהלים יכולים לעשות מס' דברים כדי לבנות זהות של מקום ולשנות את תגובת העובדים למרחבי עבודה פתוחים. בדר"כ,  פיתוח זהות המקום מתחיל לאחר שהעובדים נכנסים לחללים הפתוחים. עם זאת, ההסבר על המטרות של חלל המשרד החדש לעובדים, מבעוד מועד לפני המעבר אליו, כמו הנעת שיתוף פעולה, הזדהות גדולה יותר לחברה ומוצרים טובים יותר ללקוחות יכול ליצור אימפקט.  ייתכן וניתן להזמין עובדים ממקומות אחרים בהם חלל העבודה המחודש כבר יושם כדי לשתף מהחוויות שלהם. כאשר מנהלים מתארים במפורש ובכנות כיצד המרחב החדש יעזור להשיג את יעדי הארגון, הסיכוי שהעובדים יתלהבו יותר מהמרחב גדול יותר, יש להם תחושה טובה יותר כיצד עליהם להשתמש בו. לעומת זאת, כאשר לעובדים אין ראייה ברורה של המרחב מראש, סביר יותר שהם יתפסו את המרחב כדרך לקצץ בעלויות ויביעו יותר התנגדות וחוסר שביעות רצון.

דוגמא אישית. יחסו של מנהל לגבי החלל לאחר המעבר לחלל החדש מספק מקור מידע קריטי לגבי כיצד החלל החדש 'מתיישב' עם העבודה והאם רצוי סידור משרד חדש. דפוס התנהגות זה משפיע האם העובדים מאמינים שהסביבה הפיזית החדשה יכולה להועיל לעבודתם. כאשר מנהלים מגלים גישה חיובית אותנטית, זהות המקום בולטת וישנו סיכוי גדול יותר שהעובדים יתאימו את עצמם לחלל העבודה החדש. לעיתים קרובות, עובדים שרגילים לשקט ולריכוז בעבודתם, חוששים שהחלל החדש יאיים על מאפייני העבודה המסורתית שלהם כעבודה עצמאית ובמינימום שיבושים. במקרים רבים, מנהלים עברו גם ממשרדים פרטיים ששידרו היסטורית מעמד וכוח, לחלל המשרדים הפתוח שבו ישבו עם חברי הצוות. כאשר מנהלים הקפידו להעביר מסרים חיוביים על המרחב ולהביע התלהבות עם המעבר שלהם למרחב, העובדים הרגישו טוב יותר עם השינוי הזה.

מתן מענה לצרכי קבוצות עבודה שונות. תכנון החלל של המשרדים מחויב להתאים למאפייני המשרות ודרישותיהן. לעיתים הצוות עושה עבודה מאוד מפורטת שדורשת תקופות ממושכות של ריכוז. לפיכך, קרוב לוודאי שאיכות העבודה תרד במרחב פתוח רועש. כאן נשאלת השאלה האם האיכות אינה חשובה באותה מידה כפי שאנחנו מודדים פרודוקטיביות בפיתוח מבחר של פריסות משרדיות כדי לענות על הצרכים המשתנים. עם זאת, יש לקחת בחשבון שהוספת אפשרויות של פריסות משרדיות כדי לענות על הצרכים של קבוצות עבודה שונות, לעומת מרחב שיתופי לכולם כרוכה בעלות נוספת. הבחירה מי יישב בחדרים ומי במרחב הפתוח, עשויה גם לעורר מאבקים פנימיים ואנטגוניזם.

לסיכום, לא ניתן למצוא ארכיטקטורת סביבת עבודה פיזית או דיגיטלית אחת כטובה ביותר. המטרה, בסופו של דבר לגרום לאנשים הנכונים לקיים אינטראקציה בזמנים הנכונים כדי לייצר חדשנות ויצירתיות.  

למרות שהעיצוב הפתוח נועד לעודד אותנו ליצור אינטראקציה פנים אל פנים, הוא נותן לנו רשות שלא לעשות זאת. ההתקדמות הטכנולוגית מאפשרת לנו לבדוק הנחות ולהבין כיצד קבוצות עובדים באמת מקיימות אינטראקציה. מציאת הפתרון המושלם לעיצוב חלל משרדי חדש הוא מורכב. אמנם תכונות פיזיות חשובות, אבל מנהלים צריכים לשים לב גם לזהות המקום. זהות המקום משפיעה לא רק על איך אנשים מרגישים אלא גם על איך הם תופסים את התכונות הפיזיות של החלל. כשמנהלים מעבירים מראש לעובדים את הערך של החלל, הם מסייעים להם להתאקלם באופן יזום ונותנים להם מרחב פעולה בהתאם לחלל העבודה. כתוצאה מכך, ארגונים נוטים הרבה יותר 'לקצור' את היתרונות של ההשקעה בחללי עבודה שעוצבו מחדש.

מוזמנים/ות להגיב/לשתף.

** למתן ייעוץ, נא צרו קשר דרך הבלוג

© כל הזכויות שמורות לרחל אפרים 2022

Read Full Post »

לחצים כמקור לסיכונים

האירועים הנוכחיים מלמדים אותנו שמשבר ואף אסון מתרחשים בתדירות גבוהה הרבה יותר ממה שצפוי בעבר, כמו משבר קורונה העולמי, סופות טורנדו חוזרות ונשנות של ארה"ב מדגימות את פגיעות התשתיות המודרניות בפני כוחות הטבע.

בתקופות טובות, קל לשכוח את הסיכון. האופטימיות שופעת כאשר השווקים גדלים וההכנסות בהתאם. החברה מגייסת עובדים חדשים, מגדילה את היקף הפעילות ומחפשת הזדמנויות חדשות ומרתקות לצמיחה.  עם זאת, בתקופות טובות המנהלים צריכים להיות ערניים ביתר שאת לסימנים של סכנה מתקרבת. לפרדוקס ההצלחה יש דרך מוזרה להוביל חברה, לעיתים לצרות. לאו דווקא רק ממקורות חיצוניים, כמו מתחרים או רגולטורים אלא לא פחות חשוב- מתוך הארגון עצמו.

לקיחת סיכונים היא חלק בלתי נפרד מכל אסטרטגיה מוצלחת, במיוחד בשווקים דינמיים וישנן שגרות מבוססות שמובנות מאליהן בתקופות יציבות אבל המציאות ההפכפכה מוכיחה שמנהלים חייבים תמיד לאתר ולמפות את הסיכונים שאורבים בחברותיהם- בהתאם לאקו-סיסטם, תרבות החברה, סגנון הניהול שלה וכו' ולהעריך את הסיכויים להתרחשותם.

חשיפת הסיכון קשורה, ראשית כל ללחצים פנימיים כתוצר של הצלחה. עסקים שצומחים במהירות הם לעתים קרובות סביבות אינטנסיביות ומרגשות. חברה מתפתחת מושכת את העניין של העובדים ושוקי ההון כאחד. מנהלים באופן טבעי מסמנים לעיתים קרובות יעדי מכירה ורווח שאפתניים כאשר העובדים העומדים ביעדים אלו מתוגמלים על עבודתם ואלו שאינם מצליחים לעמוד בציפיות אינם שותפים לשפע. אין פלא, שצמיחה יכולה להוביל לנקודת לחץ על ביצועים.  אם היעדים מנוהלים כראוי, לחץ להשגת יעדים מאתגרים יכול לעורר חדשנות, יצירתיות יזמית וביצועים פיננסיים מעולים ואם לאו- לחץ כזה יכול להביא גם לסיכון לא מכוון. הכפופים עשויים לחשוש כי אי עמידה בציפיות הביצועים תסכן את מעמדם או את התגמולים שלהם ולכן הם עשויים לחוש לחץ עז להצליח בכל מחיר, גם אם מעשיהם חורגים מגבולות אתיים או נוגדים את מדיניות החברה. הם עשויים, למשל, לקבל לקוחות עם דירוג אשראי ירוד או לקצץ באיכות כדי להאיץ את הפעילות. במידה והלחץ חזק מדי עבורם, עובדים יכולים לפעמים להציג בצורה לא נכונה את הביצועים האמיתיים שלהם לכיסוי החסרונות מול הציפיות. עובדים יכולים לטעות בעבודתם כשהם מדלגים על שלבים חשובים בתהליך בדיקת איכות לאו דווקא במזיד, או לחוש שחוקים וללא קבלת סמכויות כתוצאה מלחץ מוגבר. ולבסוף, הלחץ על נקודה זו הוא תמיד גבוה כאשר שוקי ההון מחזיקים בציפיות גבוהות, באופן טבעי לתוצאות פיננסיות.

רבות מנקודות הלחץ הקריטיות הללו מעלות את הסבירות הגבוהה שעובדים לא מבינים נכון את כוונותיהם של מנהלים בכירים או לוקחים על עצמם רמות סיכון בלתי קבילות לרווח אישי.  מנהלים בכירים נדרשים להטמיע תרבות ארגונית שמבהירה את סוגי הבחירות שצריכות להיעשות כאשר מתמודדים עם פיתוי או מצבים לא מוכרים. עליהם לחזק את אמונותיהם המוצהרות באמצעות פעולות גלויות לעין.  כל עסק עומד בפני האפשרות שחלק מהעובדים עשויים לצאת מחוץ לגבולות העסקיים המקובלים בדרך כלל כפי שצויין לעיל. ישנן תקלות חמורות יותר שעשויות אף לפגוע בזיכיון של העסק. לפיכך על המנהלים לקבוע, בעת התווית אסטרטגיה עסקית אילו פעולות עשויות לפגוע במוניטין של העסק ולהצהיר על פעולות אלה באופן בלתי מוגבל.  בנוסף לניהול שוטף של מערכת סיכונים שמגיעה עם איזורי עיוורון משלה כיוון שלא ניתן לצפות את כל הסיכונים כמו נגיף הקורונה, מנהלים גם צריכים לדעתי לצייד את העובדים בהעלאת המודעות לסיכון וקודי התנהגות אתיים. ערכי הליבה הם מרכיב קבוע וחשוב בסביבה חסרת וודאות. הם יוצרים תחושת בהירות ומטרה כך שלעובדים יהיה נהיר מה וכיצד עליהם לפעול באופן יומיומי.

הגדרה ופרסום של ערכי ליבה בלבד אינם מספיקים. מנהלים צריכים לחיות אותם מדי יום. קיצוץ פינות כדי להגיע למטרה של רווחים לטווח קצר אך בטווח ארוך עשויים ליצור תפוקה נמוכה יותר ובסופו של דבר פגיעה במוניטין החברה, או עיסוק בהתנהגות פוגענית מילולית הם רק כמה דוגמאות לאופן שבו מנהלים יכולים להפר התנהגות אתית ומהווים דוגמא שלילית לעובדים שעשויים לאמץ דפוסי התנהגות אלו ולהביא לתחלופת עובדים גבוהה. על המנהלים למצוא הזדמנויות לדון בדילמות אתיות בעבודה היומיומית, כמו כיצד להימנע מקיצוץ פינות כדי לעמוד בלוחות הזמנים הנוקשים ולבקש עזרה לסיים פרויקט בזמן. ניתן לחזק את המסרים גם דרך פגישות עם עובדים חדשים, אתר החברה, הכשרה וקיום סדנאות כיצד לפתור דילמות אתיות וכו'.

תוצאה נפוצה נוספת של לחצים פנימיים היא שאנשים לא מצליחים לחלוק מידע חשוב, במיוחד עם הממונים שלהם מכיוון שאין להם נטייה לחלוק מידע או שאינם רוצים לשלם את המחיר בגין החשיפה. ריחוק מוביל לאדישות. כאשר מנהלים בכירים מעודדים לקיחת סיכונים מוגבלים ומראים שהם פתוחים לשמוע חדשות רעות, הם יכולים לעזור לחזק את איתנותו של הארגון כיצד להגיב לאיומים המתעוררים. ניתן לקיים סדנאות ומפגשי הדרכה בהם העובדים ילמדו כיצד לפתור דילמות אתיות במקום העבודה, לזהות ולמפות סיכונים מתוקף היותם קו הגנה ראשון של החברה לסיכונים מול הלקוחות, הספקים וכו' ומה יכולה מחלקת משאבי אנוש לעשות כדי לסייע בפתרון בעיות אלו.

לסיכום, כיום ידע נחשב למשאב החשוב ביותר מבחינה אסטרטגית עבור ארגונים. בעידן של סיכוני סייבר גדולים לאור גבולות הטכנולוגיה בין היתר, התנהגות מתואמת באופן עקבי היא הגנה טובה כיוון שמספיק שעובד אחד לוחץ על קישור בדוא"ל אחד כדי לאפשר נגישות למידע הרגיש של החברה. מנהלי הסיכונים יצטרכו, לדעתי מעבר לטיפול בהגנות קשוחות יותר על השרתים, להשקיע מאמצים לשנן ולהזכיר לעובדים לא לכלול מידע מביך או רגיש בטכנולוגיות תקשורת וגם בלמידה מעשית את נושא אבטחת הסייבר מעבר להכשרות רגילות של אבטחת סיסמאות ופרוטוקולים בסיסיים. כמו כן עליהם לעודד את העובדים לחשיבה יצירתית שמאפיינת האקרים כדי לפעול בצורה פרודוקטיבית יותר מול מתקפות אפשריות.

הינכם/ן מוזמנים/ות להגיב/לשתף.

** למתן ייעוץ, נא צרו קשר דרך הבלוג

© כל הזכויות שמורות לרחל אפרים 2020

Read Full Post »

שימור בעת משבר

במצבים משתנים וחסרי וודאות כמו משבר הקורונה העולמי, מנהלים רבים עומדים בפני שאלות מאתגרות- מי  יעבוד מהמשרד כאשר הנהלים משתנים ללא הרף, האם אנחנו מוכנים להסגר בבית? כמה זמן זה יימשך? וכו'.

המעבר לעבודה תוך התרחקות פיזית מעמיתים וממנהלים דורש הרגלי עבודה חדשים, כמו הקפדה על ניהול שימור עובדים ביתר שאת ולתקשר עם הצוות בהתאם לעיתים קרובות יותר מכפי שנוטים לחשוב. לצד היתרונות בעבודה מהבית, המעבר מביא עימו משוב מופחת והפחתת האינטראקציה הבין אישית שגובים מחיר רגשי של פחד וחוסר וודאות ומחיר נוסף בתפוקות המקצועיות. כדי שאנשים יתקדמו ויקבלו מוטיבציה, הם צריכים לקבל משוב ומידע על מצבם. מנהלים צריכים, לדעתי להיות מודעים לרגישויות של עובדים שמקבלים משוב מועט – אם בכלל בתקופה המורכבת הזאת, עם כל הרעש הסביבתי של סיפורי הפיטורין הרבים. הם יכולים למנף את המצב הקיים ולעשות שינויים חכמים כיצד הם מנצלים את מלוא הפוטנציאל של הצוותים ולחזק את היצירתיות באמצעות קיום פגישות תכופות ושיתוף משוב באופן שוטף. יש להקדיש, פעם בשבוע זמן קצר של שיחה עם כל אחד מחברי הצוות. שיחות אלו צריכות להיות מכוונות להתפתחות ולא להערכה ולהתמקד בחוזקות- הצלחה אחרונה או תחום בו העובד חש שהוא הצטיין בו. לסייע לו לפתח את הפוטנציאל שלו באמצעות גישה של שותפות שמניעה שינוי חיובי מתקדם. שיחות אלה מעניקות למנהלים תובנות חדשות על מה שחשוב באמת לעובדיהם ומספקות פתח לדיאלוג אמיתי על מיקומם של נקודות החוזקה הללו. כתוצאה מכך, מנהלים ועובדים כאחד מעצבים מסלול של התקדמות ככל שהאירועים ממשיכים להתפתח.

כוח עבודה מבוזר יוצר אפשרויות חדשות לאופן בו צוותים מייצרים רעיונות ופותרים בעיות. ניתן, למשל לבקש מחברי הצוות בטרם קיום פגישות זום להקליט את הרעיונות שלהם ואז לעשות שינוי מחדש של הרכב הקבוצות בחדרי הפריצה בשיחות כדי ליצור סינרגיה מחדש וסט חדש של רעיונות בהתאם. הקצב המהיר ונקודות המבט המרעננות יהיו מהנות ויניבו יותר פרי.

ההשפעה של המשבר על העבודה היא הרבה יותר עמוקה מאשר עוד שינוי במקום בו אנשים עובדים, הוא משנה באופן מהותי את העבודה שמתבצעת ואיך אנו מבצעים אותה. עובדים רבים מבצעים משימות שלעולם לא היו יכולים לבצע לפני מספר שבועות או לעיתים בדרכים שלא היו חושבים עליהם. הפריצה ממגבלות עבודה נוקשות מאפשרת לעובדים שלפתע מוצאים את עצמם חסרי עבודה ממשימות העבודה הרגילות שלהם, לעבור במהירות לעבודה שונה תוך שימוש בכישורי הליבה שלהם. היינו, אילוצי הסביבה העסקית המאתגרת יכולים לפתוח באופן יצירתי דרכים חדשניות כיצד, איפה ועל ידי מי מתבצעת העבודה. בסופו של דבר זה יכול לסייע לבנות חוסן ויעילות גדולים יותר בארגונים, למנוע את עלויות החיכוך שקשורות לפיטורי עובדים תוך תמיכה בעובדים, בפיתוח מיומנויות ורשתות חברתיות חדשות. בנק אוף אמריקה, למשל המיר באופן זמני את תפקידם של אלפי עובדים לתפקידים שנועדו להתמודד עם מתקפת שיחות של לקוחות צרכנים ועסקים קטנים. רשתות של צוותים שמוסמכים לפעול מחוץ להיררכיה ארגונית הן יכולת קריטית להגיב במהירות בעיתות משבר. ישנה הזדמנות חסרת תקדים עבור מנהלים ליצור סידור מחדש של העבודה ויותר מכך- בידי העובדים ניתנת האפשרות לקחת על עצמם מטלות חדשות כדי להיענות טוב יותר לצרכים החדשים של החברה והלקוחות. לדוגמא, ניתן לבנות פרויקטים פנימיים שמפרקים את העבודה למשימות בהתאמה לעובדים מכל מקום בארגון, בעלי כישורים וזמינות רלוונטיים. חילופי כישרונות בסין, לדוגמא: https://news.cgtn.com/news/2020-03-09/Employee-sharing-helping-companies-get-through-COVID-19-OqvFZWc67m/index.html

למרות שתקופה זו מטלטלת את איזורי הנוחות, למרות חוסר הודאות, אנשים רבים עושים חישוב מסלול מחדש, שואלים שאלות גדולות על מה חשוב ומה כדאי לעשות. הדרך הנפוצה ביותר להמצאה מחדש של הקריירה היא עשייה בצד – טיפוח ידע, מיומנויות, משאבים ומערכות יחסים עד שיש 'רגליים חדשות וחזקות' להמשיך ולחקור קריירה חדשה. בערבים ובסופי שבוע אנשים לומדים קורסים במשרה חלקית, מקבלים ייעוץ או מפתחים רעיונות לסטארט-אפ תוך בדיקת יתרונות וחסרונות של כל אחת מהחלופות. נקודת המוצא היא בהכרה שבכל ארגון ישנו אוסף של אנשים עם עקומות למידה שונות. גם כאן יש בידי מנהלי החברה הזדמנות יצירתית בניהול שימור עובדים ולחקור יחד עם העובדים, את השאלות הקיומיות והמעשיות שמניעות כל אחד מאיתנו, כמו מי אני? היכן אני רוצה להיות? היכן אוכל לתרום בצורה הטובה ביותר? אילו סט כלים אני צריך/צריכה לרכוש לשם כך? ולבדוק האם החברה יכולה לתת לכך מענה בהתאם ליכולותיה התקציביות וכו' ואם כן – כיצד.

הינכם/ן מוזמנים/ות להגיב/לשתף

פורסם בכתב העת למנהלים "סטטוס"

** למתן ייעוץ, נא צרו קשר דרך הבלוג

© כל הזכויות שמורות לרחל אפרים 2020

Read Full Post »

שמחה הלכה למעשה

מקום העבודה הוא מקום נהדר להביע שמחה. בהתבוננות מעמיקה ניתן לראות שיש כל כך הרבה הזדמנויות קטנות לשמחה – במיוחד בתקופות מאתגרות, כשעובדים לצידם של אנשים שמכבדים, מבצעים משימות שמשפיעות ומשתמשים בכישרונות שניחנו בהם.  עובדים רבים מדווחים על שביעות רצון בעבודה רק בגלל שהם מקבלים משכורת. הביטחון התעסוקתי הוא גורם חשוב, באופן טבעי של עובדים מרוצים רבים אבל האם הם גם מקבלים שמחה?

מקום העבודה הוא אחד התחומים החשובים ביותר בחייהם של אנשים, ויחסי העבודה מהווים מרכיב חשוב באיכות חייהם וברווחתם. הגדרה לשמחה הינה סובייקטיבית.  בעולם שחותר להישגיות, לשלמות ולשליטה של אנשים בגורלם, רבים אינם מסתפקים באפשרות שהשמחה תבליח לרגע.  תפיסתנו את העבודה כפרנסה או כקריירה, אפילו ברמת שליחות משפיעה על שביעות הרצון שלנו בעבודה ובתחומים אחרים. אין כל כל ספק שהשכר חשוב וכמוהו הקידום והיוקרה המקצועית, אבל האם העובד הולך לעבודה כל בוקר מפני שהוא מרגיש שהוא צריך ולא רוצה?

הבקשה לקבל הכרה עבור עבודה טובה היא אינה קטנונית כפי שישנם אנשים שסבורים כך,  היא בעצם המפתח להיות מחויבים ושמחים בעבודה שאנחנו עושים. לצורך הדוגמא, תרחיש שכיח אפשרי-עבדנו קשה על פרוייקט, היינו יעילים והפרוייקט הצליח מעל המשוער אבל איכשהו איש לא הבחין בכך.  אם אנחנו מודעים לכך שאנחנו עובדים מצוינים, אנחנו רוצים לדעת, לפחות לרוב האנשים שאנחנו חשובים וליצור הבדל בעבודה, אולי אנחנו אמורים לסייע לאחרים לראות את זה- צורך אנושי בסיסי.

כשאנחנו רוצים 'לפרסם' את ההישגים שלנו יש לשאול, בין היתר קודם כל, לדעתי במה רוצים להיות מוכרים ולמה חשוב לנו להיות מוכרים. לאיזו פונקציה בחברה רוצים להציג זאת ומה חשוב לאותו אדם לדעת, לראות ולשמוע? מה השינויים בדפוסי ההתנהגות שאולי צריכים לחולל כדי לקבל הכרה באופן יעיל? ברמה המעשית, התוצאות אינן תמיד מדברות בעד עצמן, לפעמים אנחנו צריכים לדבר בשבילן. הווה אומר, אנחנו מחויבים לשתף מדדים מספריים על העבודה שלנו כך שאחרים מעריכים את התרומה שלנו, אנחנו מחזקים את האמינות שלנו ויוצרים הזדמנויות לעצמנו- כמה הון גייסנו עבור החברה, לדבר על הפרטים הקטנים החשובים בעבודה, מס' חברי הצוות שאנחנו מנהלים וכו'. להדגיש את ההישגים שחשובים גם לסביבה, בין אם זה דרך מצגת, נייר עמדה, או אפילו דוא"ל. היכולת שלנו לשים לב לניצחונות ולבקש מה שצריכים יסייעו לקריירה, מתוך הערכה עצמית גבוהה. אין צורך להגזים. רק לוודא שלא נמנעים מלעשות את זה בכלל.

לחשוב ולפעול כיזם/ יַזָּמִית– גם אם לא פותחים עסק כעת, ניתן לפתח פרוייקט/רעיונות שיכולים לשפר את איכות העבודה ולהעלות את רמת שביעות רצון הלקוחות במקום העבודה הנוכחי. לדון ברעיון באופן בלתי פורמלי כדי לאתר קולגות שחשים שיש לפעול באותה דרך ולגייס אותם למיזם, לבקש משוב כך שאחרים ישמעו את הרעיונות שלהם משתלבים בשלנו וכדומה. לעיתים עובדים חוששים, מתוך ניסיוני שרעיונותיהם שנועדו להיטיב עם החברה לא ימומשו ולכן מוותרים מראש ולא מעלים אותם, או לחילופין חוששים שהרעיון לא ייזקף לזכותם ולכן ממשיכים לשמור אותו לעצמם. זאת כמובן יכולה להיות פגיעה ישירה בהזדהות שלהם עם הארגון. עובד כזה יכול לומר לעצמו "אם הארגון לא רואה אותי, אני בטח לא צריך לחשוב על טובתו" ואף עשוי לקום ולעזוב ולחפש ארגון אחר בו יוכל ליישם את רעיונותיו ולהתקדם מקצועית. לעובד יכולים להיות רעיונות נהדרים שיתרמו לפרודוקטיביות של החברה. הוא יוכל  להעלות אותם בפני הממונה והם ימצאו את הדרך שהרעיונות ייעלמו בנבכי הביורוקרטיה, או לחילופין בעידוד הממונה להתחייב ברצינות לרעיונות ולאמצם בהתאם לרלבנטיות לחברה.

להיפתח למגוון דפוסי חשיבה/ איתור שיתופי פעולה.  טבעי לאנשים לקבץ את עצמם יחד עם אנשים שחושבים או מתנהגים כמוהם. זה קורה במיוחד באינטרנט בקלות, שם כל כך קל למצוא נישה תרבותית ספציפית. אלגוריתמים של מדיה חברתית יכולים לצמצם עוד יותר את הפרספקטיבות שלנו ומספקים רק כאלו שמתאימות לפרדיגמות שלנו. מכאן היתרון לצאת מהבועה האישית והמקצועית. ניתן להתחיל בקטן. אם עובדים למשל בחשבות אפשרי להתיידד עם אנשי שיווק לצורך הדוגמא, במידה ואנחנו תמיד הולכים לאכול ארוחת צהריים רק עם צוות בכיר ניתן להשתתף בפעילויות אחרות עם קולגות. שינוי הרגלי חשיבה אלו מאפשר גם להכיר ולהיות מופתעים מאנשים סביבנו וכו'- דבר משמח כשלעצמו. במסגרת צוותית, לתת הזדמנויות לאנשים להביע את דעותיהם באופן עצמאי ללא השפעת הקבוצה. כאשר מבקשים עצה כלשהי גם כמנהלים, ניתן לבקש מחברי הצוות לשלוח את הארותיהם באופן ישיר ובכך נמנעות השפעות קבוצתיות.

מכל מקום, איננו יכולים רק לצפות שהתפקיד הנכון או המעסיק הנכון יינתנו לנו. עלינו לחפש משמעות והנאה באופן פעיל. אנחנו יכולים להתחיל את תהליך האיתור בהצגת שלוש שאלות מכריעות, מתוך ניסיוני- "מה נותן לי משמעות?", "מה מעניק לי הנאה?", "מהן החוזקות שלי?" ולשים לב לשטחי החפיפה ביניהן.  בדרך כלל אנו חושבים על מקצוענים בעבודה עם רמה מסוימת של שביעות רצון מההישגים שצברו ומהתגמולים החיצוניים כגון העלאות ובונוסים על מכירות. לעתים רחוקות, אם בכלל, השמחה היא מדד לשביעות רצון. בסופו של דבר, אנחנו מגיעים להישגים הטובים ביותר  בדברים שמעוררים בנו עניין.  העיסוק בפעילויות שמספקות לנו הנאה ומשמעות יכול בהחלט להניב גם הצלחה כלכלית לטווח ארוך כי ללא מאווי לב המוטיבציה דועכת.

** הצילום של סוכנות Getty

*** למתן ייעוץ, נא צרו קשר דרך הבלוג

© כל הזכויות שמורות לרחל אפרים 2019

Read Full Post »

לנהל נאמנות

אחד התחומים המשפיעים ביותר אך המאתגרים למדידה בתחום שירות לקוחות הינו מידת הקירבה של החברה עם לקוחותיה שתאפשר לדעת 'מה כואב ללקוח' לפני שהמתחרים יידעו זאת. כל חברה מחויבת להתייחס ללקוחות כפרטים, גם אם יש אלפים מהם. היא נדרשת לבנות פרופילים מפורטים של לקוחות בהתבסס למשל על נתוני עסקאות ונתונים חברתיים כגון הערותיהם בפייסבוק ובלינקדאין. לאחר מכן היא משתמשת בתובנות שהועלו וברשת אספקה גמישה, בין היתר להתאים אישית את מוצריה ושירותיה וליצור את הערך הגבוה ביותר עבור הלקוחות.

בעלות פסיכולוגית מתייחסת לרגשות של רכושנות וקשר שאנו מפתחים כלפי אובייקט מושך כמו אדם, חברה או אפילו רעיון.  ידוע מתוך מחקרים כי הרגשה של 'בעלות ארגונית' מובילה לרמת שביעות רצון בעבודה רבה יותר, עלייה במעורבות, בפרודוקטיביות וברווחים.  כל זאת הופך את 'הבעלות' לרעיון חזק עבור מנהלים המבקשים להטמיע ערכים ארגוניים סביב נושא קיימות במשמעותה הרחבה, לצורך הדוגמא. כמתמודדים עם ראיות של שינויי אקלים וגורמים נוספים שפוגעים באיכות החיים שלנו, רובנו משתוקקים לעשות משהו כדי לחולל שינוי משמעותי אבל לא תמיד יודעים מה לעשות או כיצד לעשותו. חברות יכולות למלא את הצורך הזה ולהשיג יתרון תחרותי על ידי הפיכת בעלי העניין שלהם מן הצופים למשתתפים פעילים ולהפוך קיימות- נושא חברתי בוער כחלק ממטרתם. הווה אומר, יש לאתר, לעניות דעתי סיבה או רעיון שהמותג העסקי של החברה יהיה משויך אליהם, כיוון שקל יותר לבנות קבוצה נאמנה של לקוחות שמזדהים עם אותו רעיון. התהליך מתחיל בהגדרת קווי המתאר של מטרת העסק ותפקידו הספציפי בשוק. השלב השני הוא השקת תוכנית הקיימות בהתלהבות שיווקית והצגתה לבעלי העניין, למכור אותו כפוטנציאל אדיר להשפיע לטובה על הלקוחות ועל שורת הרווח של החברה. לעיתים צריכים לפנות לראש (תמריצים כספיים, חיסכון בעלויות, קידום הקריירה), לפעמים אל הלב (להמחיש את ההבדל שאנחנו עושים) ולעיתים לשניהם.

שמירה על רלבנטיות. לקוחות של היום מגדירים מושג רחב יותר של ערך הכולל נוחות הרכישה, איכות שירות לאחר המכירה, אמינות וכו' מתוך תחושה שחוויותיהם עם החברה צריכות להיות מתואמות באופן עקבי לצרכיהם ולסדרי עדיפויותיהם. לקוחות יכולים לראות את מעורבותם עם המותג כמערכת יחסים מתמשכת במקום רכישה חד-פעמית. כתוצאה מכך, חברות מחויבות לבנות, לדעתי מערכות עסקיות חזקות, מלוכדות שיכולות לספק ללקוחות ערך רב יותר מהמתחרים. על ידי כך הן מעלות את רמת ציפיות הלקוחות מעבר לתחרותה של התחרות. אסטרטגיה של אינטימיות הלקוח במובן זה נועדה להתאים את המוצרים ואת השירותים להגדרה עדינה יותר ויותר של הלקוח. העלות עשויה להיות גבוהה מבחינת השקעת זמן וכסף אבל לקוחות 'אינטימיים' מוכנים יותר להשקיע בבניית נאמנות הלקוחות לטווח הארוך. זוהי הסיבה המרכזית שעובדים בחברות יעשו כמעט כל דבר עם תשומת לב רבה, בעיקר בעלות הראשונית כדי לוודא שכל לקוח מקבל בדיוק את מה שהוא באמת רוצה, מתוך הפנמת האסטרטגיה העסקית של החברה שלא כל הלקוחות דורשים את אותה רמת שירות או יפיקו את אותן ההכנסות. באופן זה, למשל, אנשי מכירות של חברת קד"מ יוצרים תוכניות מותאמות אישית עם מנהלי חנויות ומנהלים אזוריים של חברת מזון מתוך תפריט ממוחשב נרחב של דגמי תוכניות. הנתונים שהם אוספים מחנויות בודדות 'פורצים' את קוד רכישות הצרכנים לפי החנות, הקטגוריה והמוצר ומציינים כיצד התנהגות הקנייה מושפעת מהתצוגות, מהפחתות המחירים וכו'. הם גם מספקים פרופילים של לקוחות שקנו מוצרים מסוימים במהלך השנים האחרונות ואת שיעורי הרכישה שלהם. מסד נתונים נוסף יכול להכיל מידע דמוגרפי והרגלי קנייה בחנויות ברחבי הארץ. התהליכים העסקיים הללו מדגישים גמישות והיענות מהירה. בחברה שערך מרכזי בה הוא אינטימיות של לקוחות, מערכות הניהול של החברה מזהות מושגים כמו ערך חיי הלקוח, המבנה הארגוני מדגיש העצמה של אנשים העובדים קרוב ללקוחות במובן של עידוד יכולת חשיבה עצמאית והאצלת סמכויות ותוכניות הגיוס וההכשרה מדגישות את תהליכי קבלת ההחלטות היצירתיות הנדרשים כדי לענות במדויק על צרכי הלקוחות. ישנם מנהלים שמשקיעים ביצירת הזדמנויות לעובדים לקיים קשר הדוק יותר עם הלקוחות, אך לעיתים מדובר בלקוחות הגדולים יותר או כאלו שהתלוננו בקול רם די הצורך. כפיתרון אפשרי, ניתן להוציא את תרשים המבנה הארגוני ולמפות מחלקות שלא היו להן הזדמנויות רבות לקשר עם הלקוחות ולתכנן הקצאת זמן גדולה יותר במהלך השנה כדי לשהות במחיצתם של הלקוחות, להקשיב לצרכים ולטרדות שלהם.

בחירת דיסציפלינות או בחירת לקוחות? כשחברה בוחרת להתמקד בדיסציפלינה ערכית, היא בוחרת באותו זמן את הקטגוריה של הלקוח שהיא תשרת. קבוצה אחת של לקוחות פוטנציאליים מגדירה ערך בתוך מטריצה ​​של מחיר, נוחות ואיכות כשהמחיר הוא הגורם הדומיננטי. לקוחות אלו הם פחות ספציפיים על מה שהם קונים כאשר הם מקבלים את המוצר או את השירות במחיר הנמוך ביותר האפשרי או בקלות או שניהם, כמו לקוחות שקונים מוצרים קמעונאיים בהנחה מחנויות מחסן. קבוצה נוספת של לקוחות מדויקת יותר בבחינת רצונותיה ומוכנה, כאמור להקריב יותר כדי לקבל מענה לדרישותיה הייחודיות.

עם זאת, חשוב לציין כי את אותם אנשים ניתן למצוא בכל מיני קטגוריות של הלקוחות, בהתאם למה שהם רוכשים. אדם יכול לרכוש ציוד משרדי סביב המחיר, בגדים עפ"י תכתיבי אופנה, מוצרים אחרים על פי טעם אישי. אותם אנשים יגדירו את הערך באופן שונה כפי שהוא חל על מוצרים ושירותים שונים. חברות רבות 'מגמגמות' בדרך כלל משום שהן מאבדות את המשמעת הערכית שלהן. בתגובה לשווקים ולחצים תחרותיים, הן נוטות להמשיך ביוזמות שהן מבורכות כלשעצמן אך אינן עולות, לעניות דעתי בקנה אחד עם משמעת הערך של החברה. המפתח להשגת וקיימות מנהיגות ערך הוא, בין היתר לדעתי להתמקד ויחד זאת חייבים להישאר עירניים. חברות שמקיימות מנהיגות ערכית מנוהלות ע"י מנהלים שמובילים את הדחף של החברה לפתח יכולות חדשות ולשנות את הרגלי העבודה המונעים מחברותיהם להגיע למצוינות במשמעת הערכית שהם בחרו ולשנות את תנאי התחרות.

הינכם/ן מוזמנים/ות להגיב, לשתף.

פורסם ב"כלכליסט"

** הצילום של סוכנות רויטרס

*** למתן ייעוץ, נא צרו קשר דרך הבלוג

© כל הזכויות שמורות לרחל אפרים 2018

Read Full Post »

מחויבות מעשית לשיוויון

אנחנו אוהבים לחשוב, באופן טבעי על עצמנו כאובייקטיביים בהחלטות שלנו.

כשמדובר בשני מועמדים עם נתונים שווים, את מי אנחנו כמגייסים מתכוונים לקדם בתהליך הגיוס? מי מהמועמדים מתואר יותר כאנליטי או כבעל חמלה ורגיש יותר? המילים "אנליטיות" ו"חמלה" משקפות באופן חיובי את האדם המוערך. עם זאת, ייתכן ואפיון אחד יכול להיות בעל ערך רב יותר מבחינה ארגונית בחברה מסוימת. אדם אנליטי הוא משימתי, מכוון מטרה, מדבר בשפת ההיגיון, מנתח ופועל כדי להשיג את התמיכה הנדרשת להגשת מטרות החברה. חמלה או הקשבה, לעומת זאת מכווננות לשיפור מערכת יחסים חיובית בעבודה אבל גם נתפסות לעיתים כפחותות ערך כדי להשיג את היעדים העסקיים. כאשר בוחנים את מי לשכור, את מי לקדם או את מי לפצות, איזה אדם עם איזו תכונה 'לוקח את הקופה?'

מילים אינן רק בגדר מילים. למילים ישנן השלכות בחיים האמיתיים עבור עובדים וארגונים. השפה בהערכות ביצועים יכולה לספר לנו מה מוערך ומה לא בארגון. העובדים גם יודעים מה מוערך ובהתאם לכך מבצעים החלטות לגבי מידת הכדאיות שלהם להשתלב בחברה וקובעות באיזשהו אופן גם את מידת הפוטנציאל שלהם להתקדם בתוכה.

דעות קדומות הן מעין לימוד רגשי שמתרחש בשלב מוקדם בחיים ולכן קשה במיוחד לשרש אותן, אפילו אצל אנשים שסבורים שלא יאה להחזיק בדעות אלו. סטריאוטיפים משתנים באיטיות רבה ואפשר שאינם משתנים אם בכלל. אנשים זוכרים ללא קושי מקרים התומכים בסטריאוטיפ ונוטים באופן טבעי לבטל מקרים המטילים בו ספק. למשל, אם אנחנו נפגשים עם אנגלי פתוח וחם הסותר את הסטריאוטיפ של אנגלי קר מזג אנו יכולים לומר לעצמנו שהוא אינו רגיל.

התפיסה המקדמת גיוון במקומות עבודה מסתמכת על יתרון עסקי מובהק לחברות, שתמהיל העובדים בהם משקף את האוכלוסייה על גווניה ובהפקת טווח רחב יותר של רעיונות מקוריים ושימושיים בשוק תחרותי על ליבם של הלקוחות. בהמשך לכתוב לעיל, רוב הדיונים על גיוון מתמקדים במשתנים דמוגרפיים– סוג של גיוון מבורך כשלעצמו אבל הגיוון המשפיע, בעיניי הוא דווקא פסיכולוגי, כמו מאפייני אישיות, ערכים, יכולות. משתנים דמוגרפיים מנציחים, בדרך כלל דעות קדומות, סטריאוטיפים אבל אם מתמקדים בתהליכי גיוס העובדים, ההדרכה, בעבודה השוטפת, בפיתוח העובדים –  במאפייני אישיות הכוללים בתוכם דעות, ערכים ומניעים שונים אז היצירתיות גדלה ביתר שאת. כתוצאה מכך, נוצרת גם תרבות של שיתוף ידע פרגמטי שמעלה סיכויים גדולים להצלחה מול המתחרים.

ישנו הבדל בין יצירת רעיונות ליישום רעיונות מתוך ניסיוני. גיוון אנושי בצוותים שונים מעניק יתרון כאשר מדובר ביצירת טווח רחב יותר של רעיונות מקוריים ושימושיים, היתרונות הללו נעלמים לפעמים כאשר הצוות מתפקידו מחליט אילו רעיונות לבחור וליישם, באופן טבעי משום שהגיוון מעכב את הקונצנזוס. כלומר, היצירה הביקורתית היא אכן חדשנות אבל ברוב הארגונים ישנו עודף של רעיונות יצירתיים שאינם מיושמים לעולם. לכאן נכנסת הפונקציה הניהולית לסייע. מנהל טוב אמור להפחית את הקונפליקטים הנובעים מגיוון באופן יעיל. הוא מאפשר באופן פסיכולוגי, במובנים מסוימים ליחידים לנתב את סדר היום שלהם כדי לשתף פעולה עם אחרים לטובת הכלל של הצוות. הוא מצמצם את המתח הטבעי בין הרצון האישי להתקדם בעבודה לבין הצורך שלנו להסתדר עם אחרים, במיוחד בצוותים מגוונים כשיש קושי לחברי הצוות לראות דברים מנקודת מבט של חברים אחרים, להזדהות איתם ולהתבטל מולם לפעמים במובן החיובי. ממצאי התבדלות מציבים אתגר בפני ההנהלה ועליה לנקוט בצעדים אקטיביים, לעניות דעתי כדי לצמצם היקף הפגיעה באפקטיביות הצוותית באמצעות העלאת השאלות הבאות בין היתר: כיצד לגבש קבוצות נפרדות לצוות? מה יאפשר חיבור בין מחויבות למקצוע לבין מחויבות אפקטיבית לארגון? מה הקשר בין ערכיו האישיים של העובד לבין ערכי הארגון? ככל שתהיה יותר פתיחות לשוני בין חברי הצוות ויכובד הצורך בשמירת הזהות האישית, כך באופן פרדוקסלי תתחזק תחושת השייכות לצוות. האחריות הניהולית בהיבט זה היא גם לוודא שכולם משתתפים בעשייה מהסיבות שצוינו לעיל, על אף שהכי קל בעשייה של עבודת צוות להתנהל על פי הקולות הרמים ביותר.

עובדים בעלי ידע מגוון יוצרים רווחי פריון אם מתקיימים בדרך כלל שלושה תנאים: ראשית, צריך שיהיו בין העובדים הבדלי מיומנויות, יכולות או מידע כדי שהחברה תוכל להרוויח מהיותם משלימים זה את זה. שנית, מגוון המיומנויות, היכולות והמידע צריך להיות רלבנטי במובן הזה שאם מיומנותו של עובד אחד אינה רלבנטית לעבודתו של האחר – מידת ההשלמה מועטה. שלישית, על העובדים לנהל תקשורת ביניהם בביצוע המטלות המשותפות וכן לדבר באותה "שפה ארגונית".

הווה אומר, שיתוף ידע הוא מפתח חיוני בהגדלת הפיריון. לא משנה עד כמה כוח העבודה מגוון ולא משנה איזה סוג של גיוון אנו בוחנים- הגיוון כשלעצמו לא יגביר את היצירתיות, אלא אם כן יש תרבות של שיתוף ידע. רשתות בלתי פורמליות חשובות במיוחד לטיפול בבעיות בלתי פורמליות, הן פוסחות על פונקציות רבות כדי שדברים ייעשו. מבט מעמיק ברשתות אלו מגלה, מתוך ניסיוני המקצועי מי מדבר עם מי, רשתות מומחיות המבוססות על אותם אנשים שפונים אליהם לקבלת ייעוץ ורשתות אמון.  רשתות אלו מראות לעיתים קרובות כי אנשים העובדים ביחד מדי יום אינם רוחשים בהכרח אמון זה לזה עד כדי מסירת מידע רגיש, כמו רצון להחליף מקום עבודה או תלונות על מנהלים/קולגות וגם אינם פונים זה לזה בעיתות משבר. לכאן נכנס שוב המנהל, כמשאב בסיסי וחשוב לקבוצות ולארגונים לפקח מלמעלה על הרשתות החיוניות הללו, בקידום שיתוף פעולה תוך מניעת סכסוכים, היכולות לראות דברים מנקודת מבטם של אחרים כמו לקוחות או עמיתים בצוותי עבודה וכו'. ניתן לעשות זאת כבר בשלביה הראשונים של הסוציאליזציה המקצועית, כלומר כבר בעת קליטת העובדים בארגון, בהשקעת מאמצים אקטיביים בקיומם של פורומים צוותיים תוך בדיקה מתמדת כי אלה מתקיימים למרות עיתות עומס וקדימויות של פעילויות אחרות.

לסיכום, מאחר ודעות קדומות הן סוג של לימוד רגשי, לימוד מחדש אפשרי אם כי מצריך זמן רב ואין לצפות לתוצאות אחרי סדנת רבגוניות חד פעמית. יחסי רעות ממושכים ומאמצים בלתי פוסקים של אנשים בעלי רקע שונה לקראת מטרה משותפת יכולים לעשות את שלהם, למשל בקבוצות ספורט או בתזמורות הפועלים יחדיו כשווים להשגת מטרה משותפת. כך יכול לקרות במקום עבודה, בין אנשים שעובדים יחד במשך שנים.

פורסם בכתב העת למנהלים "סטטוס"

** הצילום של סוכנות AFP

*** למתן ייעוץ, נא צרו קשר דרך הבלוג

© כל הזכויות שמורות לרחל אפרים 2018

Read Full Post »

התרחבות בגיוס

"אף חברה אינה רוצה לצאת מאוקיינוסים אדומים רק כדי למצוא את עצמה בתוך שלולית, השאלה היא אם כן, איך אפשר למקסם את גודלו של האוקיינוס הכחול שאתם יוצרים? עניין זה מביא אותנו לעיקרון השלישי של אסטרטגיית האוקיינוס הכחול- להתקדם אל מעבר לביקוש הקיים כדי למצוא לקוחות חדשים שלא היו קיימים קודם לכן…

אף שעולם הלא-לקוחות טומן בחובו הזדמנויות אוקיינוס כחול גדולות, למעט מאוד חברות יש שמץ של מושג מיהם אותם לא לקוחות ואיך אפשר לגלותם. כדי להפוך ביקוש סמוי אדיר זה לביקוש של ממש בצורת לקוחות חדשים ופורחים, על החברות להעמיק את הבנתן בעולמם של הלא-לקוחות".  (מתוך הספר "אסטרטגיית האוקיינוס הכחול" של פרופ' וו' צ'אן קים ופרופ' רנה מובורן")

 

'מי שבקרוב לקוחות' משתמשים באופן מזערי בהצעות השוק הקיימות בעודם מחפשים משהו טוב יותר. עם מציאת חלופה טובה יותר, הם ינטשו ברצון את החברה. לכאורה הם יושבים על קצה השוק אך בנדבך אלו של מי שאינם לקוחות טמון ביקוש בלתי מנוצל וגדול שרק ממתין להתממש.  בדומה ללקוחות מסוג זה, ישנם מועמדים שמסתובבים בשוק העבודה ומחפשים אפשרויות תעסוקה טובות יותר מעבודתם הנוכחית. מהצד השני של המתרס, אחת השאלות הנפוצות ביותר ששואלים מנהלים בכירים היא: "כיצד אנחנו יכולים למצוא אנשים חדשניים יותר?" לא פעם ניתן למצוא את הכישרונות דווקא מתחת לאף, בתוך החברה שלא ניתנה להם ההזדמנות הנכונה, בעלי יכולת לתרום באופן משמעותי יותר לארגון. לעיתים, מדובר במנהיגים סמויים שיש לסייע להם להתבלט.

אחד הדרכים לגלות את הכישרונות הנסתרים היא להעצים את העובדים שמועסקים כבר בחברה, לקחת אחריות ניהולית על יצירת סביבה שבה העובדים יכולים לשגשג. ישנן דוגמאות לא מעטות מתוך ניסיוני המקצועי של מנהלים או עובדים כאחד שדרכי התנהלותם לא היתה בהכרח רעה, היא לא תאמה למה שאחרים בחברה חשבו שכך צריך לנהוג והוחלט לפטרם. במקום עבודתם החדש הם החלו לפרוח, לקוחות אהבו את היצירתיות ואת סגנונם האישי שהיה לרועץ עבורם במקום העבודה הקודם. אחד ההסברים לפריחה המקצועית במקום החדש שהמוטיבציה הפנימית הינה מרכיב משמעותי להפוך אנשים ליצירתיים בעשייה המקצועית שלהם.

יתרה מכך, העצמה של עובדים מתחילה בתהליכי גיוסם ומיונם. במילים אחרות, אסטרטגיית שימור מתחילה, לעניות דעתי באיתור צרכי הגיוס. מה אנחנו מחפשים? מהן המטלות המדויקות שיצטרך לבצע העובד החדש, תחומי אחריות? מהן האיכויות האישיות והמקצועיות שהתפקיד דורש באופן ספציפי? וכך הלאה. הוא נועד למנוע הצפה מיותרת של קורות חיים ובזבוז זמן יקר בהתאם. כך רצוי להתמקד בכתיבת תיאורי התפקיד פחות על כישורים שגרתיים שמרבית המועמדים מחזיקים בהם ויותר להחיות בתיאורי המשימות שהם מתבקשים לבצע הלכה למעשה, כדי להגדיל את הסיכויים לגיוס המועמדים המתאימים. יתרה מזו, מומלץ לספר למועמדים אלו מה הופך את החברה שלנו למקום עבודה מיוחד, כדי להבטיח שאנחנו מקבלים את העובדים שמתאימים לתרבות הארגונית של החברה מעבר לניסיונם המקצועי וכו'- חלק מעבודת הגיוס/השיווק והעלאת הסיכויים להישארותם בעבודה לטווח ארוך.

כחלק מיישום אסטרטגיה זו, יש לפענח, מתוך ניסיוני המקצועי גם את המניעים והערכים של המועמדים, על אחת כמה וכמה כשמדובר בגיוס מנהלים שעלות גיוסם והכשרתם גבוהה יותר. בעוד המומחיות והניסיון הם מרכיבים חשובים למימוש הפוטנציאל של מנהלים, הם אינם מספיקים לחזות, במקרים רבים את ביצועי המנהיגות. למעשה, אפילו תכונות אישיות גנריות, כגון כישורים של אינטליגנציה רגשית, חיבור לאנשים, סקרנות ומודעות עצמית גבוהה לא יצליחו לחזות, לעיתים התאמה של מנהל לתפקיד או לארגון. הבנה נכונה של ההתאמה חייבת לקחת בחשבון גם את המניעים והערכים של המנהל. המניעים והערכים פועלים כמצפן פנימי המכתיב את מה שהמנהל יאהב ויתגמל, את סוג התרבות שהוא יבקש ליצור בצוותים שלו ואת הפעילויות שהוא יראה כמשמעותיים וכמספקים. לדוגמא, מנהלים שמעריכים מסורת, יעדיפו ארגונים הירארכיים ותהיה להם, בדרך כלל מעט סובלנות לשיבוש ולחדשנות. מנהלים המעריכים שוויון הם בעלי רצון עז, קרוב לוודאי להסתדר עם אחרים והם יתמקדו בבניית קשרים בינאישיים חזקים ובשיתופי פעולה. הווה אומר, שהם לא יהיו מעורבים דיים אם תפקידם יהיה מבודד מדי ותרבות החברה היא אינדיבידואליסטית באיזשהו אופן.

במסגרת ההתרחבות לשווקים נוספים של גיוס, ישנם גם הכישרונות שלא נחקרו כלל. אלו אותם עובדים שלא נחשבו כלקוחות פוטנציאליים על ידי אף אחד מהשחקנים בענף. הסיבה לכך נעוצה בכך שהצרכים שלהם וההזדמנויות הקשורות בהם נחשבים לרוב לשייכים לשווקים אחרים. אם נדמה זאת לשירות לקוחות, קוסמטיקה רפואית היתה תחילה נחלתם של רופאים ולא של חברות של מוצרי צריכה בתחום זה כמו מכללות לקוסמטיקה, רופאים אלטרנטיביים וכו' עד שבאיזשהו שלב בחנו המתחרים  את הצרכים של הלא לקוחות אלו. הם גילו את היכולת לספק פתרונות נוספים והשוק התרחב.

אנשים רבים אינם רוצים חיים של פנאי טהור. מחקרים רבים מצביעים על כך שהגימלאים של היום אומרים שהם משועממים וחסרי מנוח ודור הבייבי בום מתכננים לעבוד לפחות במשרה חלקית במהלך הפרישה שלהם. הם מחפשים שילובים שונים של תעסוקה – שלושה ימים בשבוע, למשל או אולי שישה חודשים בשנה. רבים רוצים או צריכים את ההכנסה אבל ישנו גם מניע חזק יותר. אנשים נוטים להזדהות חזק עם עבודתם ועם הדיסציפלינות שלהם, עם הקריירות שלהם. רבים רוצים ללמוד, לצמוח, לנסות דברים חדשים ולהיות פרודוקטיביים ללא הגבלת זמן, באמצעות שילוב של פעילויות עסקיות, התנדבות וכו'.  הם נהנים מהתחושה של הערך העצמי שמגיע עם תרומה לעסק והם נהנים מחברת בני גילם. עבור אנשים מסוימים, מקום העבודה הוא השתייכותם החברתית העיקרית.
מכל הסיבות הללו, הרעיון של פרישה כפי שהוא מתורגל באופן מסורתי – אירוע חד פעמי שמפריד בין חיי העבודה מפנאי – הוא אינו עוד הגיוני. עובדים בוגרים ומנוסים, לצורך הדוגמא המועסקים בתפקידי שירות לקוחות ומכירה בחברות ענפי הביטוח והשירותים הפיננסיים נשארים, בדרך כלל לטווח ארוך יותר מאשר עובדים צעירים. מתברר שמדובר בין היתר בהתאמה טובה לדמוגרפיה של לקוחות החברה. רבים מלקוחות החברה שרוכשים פוליסות ביטוח הינם מבוגרים יותר, בגילאי העובדים הללו – נתון שמסייע לעובדים ליצור הזדהות עם הלקוחות כיוון שהם נמצאים בנסיבות דומות ללקוחות כיוון שהם נמצאים, בין היתר בפני דאגות בריאותיות זהות- שלהם או של מכריהם. יצירת קשרים אלו במיוחד בשלבי החיתום נוצרים ביתר קלות, באופן טבעי לעומת עובדים צעירים בגילם. הווה אומר, עבודה גמישה חיונית במקרים אלו, לעניות דעתי לא רק משום שזוהי דרך לגייס 'ולפתות' עובדים מבוגרים להמשיך לעבוד ולמצות מהפוטנציאל שלהם, אלא גם משום שהיא יוצרת את הבסיס לגישה חדשה וגמישה לפרישה, כזו שמניחה שאנשים יכולים להמשיך לתרום באופן כלשהו לתוך שנות הפרישה שלהם.

בראייה לטווח ארוך, ארגונים רבים מדגישים את החשיבות בגמישות בעבודה במיוחד בשלב הגיוס, אך בפועל מכורח המציאות הארגונית הסביבה אינה תומכת לפעמים בהסדרי עבודה גמישים.

סידורי עבודה גמישים הן בגדר הזדמנות עבור העובדים להתנהל ולבצע את עבודתם באופן שגורם להם להיות פרודוקטיביים יותר כשהעבודה מסוגלת 'להתכופף בקלות מבלי לשבור סטנדרטים חשובים'. עבור חלק מהעובדים, גמישות באה לידי ביטוי לשהות במשרד מהשעה 8:30 עד 17 אחה"צ ולקחת הפסקה צהריים בשעה 12:00 בת שעה מדי יום. עבור אחרים, הגמישות היא לסיים את העבודה מס' שעות מוקדם כדי לרוץ כמה ימים במהלך השבוע, לעבוד מהבית ביום קבוע מדי שבוע, זמן להיות בחדר הכושר בצהריים או יום אחד שבו הם יכולים להגיב על הודעות דוא"ל בערב ולסיים את העבודה קצת קודם לכן.

פורסם בכתב העת למנהלים "סטטוס"

*** למתן ייעוץ, נא צרו קשר דרך הבלוג

© כל הזכויות שמורות לרחל אפרים 2018

Read Full Post »

שיבוץ אסטרטגי

ביצועים גבוהים בעבודה אינם יכולים, לרוב להוסיף ערך רב לארגון, לעניות דעתי אלא אם כן 'הם רתומים לעגלה' באופן נכון, היינו העיסוקים חיוניים ומחוברים לאסטרטגיה של החברה.

מחלקות שונות בחברה נוטות להעריך את הערך היחסי של העבודה בשתי דרכים באופן כללי. אנשי משאבי אנוש מתמקדים בדרך כלל ברמת המיומנות, המאמץ והאחריות הכרוכים בעבודה, יחד עם תנאי העבודה. מנקודת מבט זו, התפקידים החשובים ביותר הם אלה המאוישים על ידי העובדים הכי מיומנים, שעובדים הכי קשה ומפעילים את רוב האחריות והפעילות בסביבות היותר מאתגרות. כלכלנים, לעומת זאת מאמינים כי השכר של אנשים משקף את הערך שהם מייצרים עבור החברה ואת המחסור היחסי של כישוריהם בשוק העבודה. לפיכך, המשרות החשובות ביותר הן אלו המאוישות על ידי העובדים בעלי השכר הגבוה ביותר.

בעוד 'החוכמה' הקונבנציונלית יכולה לטעון כי החברות המצוינות הן אלו, בין היתר המעסיקות כישרונות גדולים, יש להוסיף לכך, מתוך ניסיוני המקצועי הצבת עובדים מצוינים בעמדות אסטרטגיות, לדאוג לביצועים טובים בתפקידי תמיכה וכן ביטול עבודות שאינן מוסיפות ערך בהתחשב במשאבים הכספיים והניהוליים הדרושים כדי למשוך, לבחור, לפתח ולשמור על ביצועים גבוהים.

ברור אם כן, כדי לקבוע את המשמעות האסטרטגית של המיקום, על מנהלי החברה להיות ברורים לגבי האסטרטגיה של החברה: האם החברה מתחרה על בסיס מחיר? על איכות? באמצעות התאמה אישית המונית? לאחר מכן עליהם לזהות, לעניות דעתי את היכולות האסטרטגיות של החברה – הטכנולוגיות, המידע והכישורים הדרושים ליצירת היתרון התחרותי המיועד. כמו כן, עליהם לשאול  בהקשר זה, בין היתר אילו משרות הן קריטיות להעסקת יכולות אלו בביצוע האסטרטגיה.

עמדות המכירה המהותיות להצלחתן של אסטרטגיות רבות של החברה הן דוגמה טובה. איש מכירות שהביצועים שלו ברבעון הכי עליון של צוות המכירות של החברה מפיק לעתים קרובות פי חמישה עד פי עשרה מההכנסה של מישהו ברבעון השלישי בדרך כלל, לצורך הדוגמא. אין הכוונה רק על יצירת ערך במידה גדולה או פחותה אלא גם על הפוטנציאל ליצירת ערך לעומת הרס הערך – במובן של השפעה חיובית או שלילית על הלקוחות עד כדי הרחקתם מהתקשרות עם החברה.

במובן זה – מנהלים לעיתים קרובות נוטים לחשוב על "יעילות" ו"פרודוקטיביות" כמילים נרדפות, שני הצדדים של אותו מטבע. כאשר מדובר ביישום אסטרטגיה של חברה, המשמעות של יעילות ופרודוקטיביות שונה מאוד, מתוך ניסיוני המקצועי. הדרך האופיינית להערכת יעילות העבודה היא להשוות את מספר השעות הנדרשות בפועל לייצר מוצר או מתן שירות עם אלו הנדרשות על פי דרישות החברה.

יעילות היא לעשות את אותו הדבר עם פחות. חברות בדרך כלל פועלות להתייעל על ידי הקטנת מספר שעות העבודה הנדרשות כדי לייצר את אותה רמת התפוקה, בין היתר. יעילות מתורגמת לחיסכון כי החברה מוציאה פחות על שכר ועל עלויות אחרות הקשורות לעבודה.

פרודוקטיביות היא לעשות יותר, להגדיל תפוקה גדולה יותר מאותו משאב. הסביבה העסקית של היום דורשת השקפת עולם אחרת לעומת עשורים קודמים של התמקדות אכזרית ביעילות שאפיינה חשיבה ניהולית. נראה שהיתרונות משיפור היעילות נעלמו ויש לכך דוגמאות רבות. מנהלים שמיישמים הלכה למעשה את הלך הרוח של הפרודוקטיביות מבקשים לבטל מכשולים ארגוניים להעלאת פריון העבודה בכל צעד ושעל. הם מפשטים את מבנה הארגון שלהם ומיישרים את המודל התפעולי שלהם עם המקורות האמיתיים של הערך בעסק שלהם. הם נלחמים בביורוקרטיה ויוצרים דרכים לדרכי עבודה שמאפשרות לעובדים להיות חדשניים ולמקד את זמנם ואת האנרגיה שלהם בהגדלת מספר הלקוחות ובשימורם. לחברה, בדרך כלל ישנה כמות מוגבלת של עובדים מוכשרים מאוד שיכולים להשפיע לטובה באופן לא פרופורציונאלי על ביצוע האסטרטגיה אך לעיתים קרובות מדי הם משובצים במשרות שמגבילות את האפקטיביות שלהם. מנהלים בעלי חשיבה פרודוקטיביות מוודאים כל העת שכישרונותיהם של הכוכבים המעטים שלהם מוקצים לתפקידים עסקיים קריטיים. בענף הקמעונאות למשל, אם סחורה מעולה הינה חיונית ליתרון תחרותי, אזי מנהלים מבטיחים שרוב (אפילו כל) המשרות השיווקיות, כל משרות 'הפרונט' בקשר עם הלקוחות מיואשות על ידי אותם עובדים כדי לייצר תפוקה רבה יותר ויישום טוב ומהיר יותר של האסטרטגיה של החברה. לאנשים ישנן כמויות רבות של אנרגיה חיובית והפעלת שיקול דעת שהם יכולים להקדיש מדי יום לעבודה שלהם. כמעט כל עובד יכול להביא יותר לתפקידו אך רבים מהעובדים אינם משקיעים את כושר ההמצאה ואת היצירתיות שהם יכולים ליישם ביתר שאת בעבודתם מסיבות שונות, בין היתר כתוצאה משיבוצם במשרות שאינן תואמות להם. מנהלים עם מחשבה פרודוקטיבית יכולים לנהל היטב את זמנו של העובד, את האנרגיה שלו ואת כישרונותיו כיוון שהם שואפים ליישר את מטרת החברה עם תכליתו של כל אדם. הם בונים תרבות של אוטונומיה ואחריות המספקים לכל עובד את ההזדמנות לעשות את העבודה הטובה ביותר שלו. מלאכת שימור העובדים בדרך כלל, כתוצאה מכך איכותית יותר. ייתכן ונקיטת צעדים אלו לא יעוררו כל עובד אך הם יכולים להגדיל את רמת ההשראה ברחבי הארגון ואת רמת פריון כוח העבודה בהתאם . יתר על כן, עובד בעל השראה- אם דרך המנהל שלו, אם הוא כשלעצמו מעורר השראה, כמעט בכל דרג מקצועי מניע ו'מייצר', בדרך כלל עובדים מרוצים אחריו.

כאמור בשל חשיבותן, עמדות המפתח של חברה אמורות להיות מאוישות על ידי עובדים מצוינים כדי להבטיח ביצועים גבוהים.  יתר על כן, יש לנקוט צעדים מרחיקי לכת יותר כדי להחזיק את העובדים המשובצים בתפקידי מפתח בסטנדרטים גבוהים באמצעות תהליך מפורש – קביעת הגורמים המבדילים בין ביצועים גבוהים לנמוכים בכל משרה ולאחר מכן מודדים את ביצועי  העובדים על פי קריטריונים ברורים אלה. לדוגמא, החברה מגדירה סדרה של תכונות של פיתוח מנהיגות, כגון היכולת ליצור שותפויות עם לקוחות ולקחת סיכונים אסטרטגיים, כאשר כל אחת מהן נמדדת על פי סולם בן ארבע נקודות או יותר המתואר בבדיקות התנהגותיות ברורות. כך עובדים מעריכים את עצמם על תכונות אלה והם מוערכים גם על ידי אחרים באמצעות משוב 360 מעלות, לצורך הדוגמא. בבד בבד יש לשמור על פשטות הקריטריונים, בין היתר כדי שעובדים יוכלו ליישם אותם בנקל.

יתרה מזו, תהליך הערכה כולל בתוכו מיקוד רב על הערך האסטרטגי של המשרות עצמן, היינו אילו נחוצות לשמירה על יתרון תחרותי. אם המיקום הוא חלק מאסטרטגיה קמעונאית המדגישה את חוויית הקנייה של הלקוחות, עבודת הקופאיות בהחלט תהיה כרוכה יותר מאשר סריקת מוצרים בקופה ואיסוף כסף עם חיוך ידידותי. הקופאיות יידרשו באופן כללי, למשל להסתכל על מה הלקוח קונה ולאחר מכן להציע מוצרים אחרים שהוא יכול לשקול בעת ביקור חוזר בהמשך להדרכה על המוצרים, טיבם וכו'. במקרים מעין אלו, צפוי להיות מגוון רחב של ביצועים של העובדים.

לסיכום, מטרה עסקית חיונית היא לנהל היטב ובאופן שוטף וקפדני את 'תיק המשרות' של החברה, יותר על פי חשיבה פרודוקטיבית כך שהאנשים הנכונים יהיו משובצים במשרות הנכונות, בין היתר. במקום להתמקד ב'עריפת ראשים' בדרך כלל לצורך יעילות, מנהלים צריכים לזהות דרכים, לעניות דעתי להגדלת התפוקה על ידי הסרה שיטתית של מכשולים לפיריון, פריסה של כישרונות אסטרטגיים, שגויסו בתהליך מנוהל היטב בעמדות מפתח מזוהות של החברה וכיוצ"ב.

פורסם בכתב העת למנהלים "סטטוס"

*** למתן ייעוץ, נא צרו קשר דרך הבלוג

© כל הזכויות שמורות לרחל אפרים 2018

 

Read Full Post »

משוב על נראות חיצונית

גם אם היינו רוצים לחשוב שהצלחה בקריירה תלויה אך ורק ביכולות המקצועיות ובהשקעה ואין לנראות החיצונית אין כל חשיבות, לא כך המצב – לפחות לא עפ"י מחקרים. מדי יום עלינו לבחון את המראה החיצוני, את הבגדים הייצוגיים, את התסרוקת המסודרת ולא רק עבורנו.

בין אם נרצה בכך או לא, הנראות של אדם (מראה חיצוני, לבוש וכו') משפיעה על ההצלחה שלו בעבודה כיוון שהיא חלק בלתי נפרד ממנו. בכל פעם שאנחנו פוגשים אדם חדש, אנו עסוקים בלגבש עליו רושם. כשאנחנו רואים אנשים מטופחים, אנחנו נוטים לקטלג אותם כחכמים, מאושרים, אסרטיביים, בהמשך אנחנו עוזרים למציאות הזו להתגשם באמצעות הנבואה המגשימה את עצמה באופן שתואם את הציפיות שלנו. כאשר עובד נראה מוזנח, הוא עשוי בנקל להתקשות – חלק מהטבע האנושי בהשגת כבוד מצד הקולגות/הלקוחות למרות שהקשר בין הופעה חיצונית לבין תפקוד בעבודה הוא נמוך.
האתגר כממונים בהקשר זה, בין היתר הוא כיצד מעלים נושא כה רגיש בפני העובדים במידה ואכן יש לכך השפעה עסקית וכיצד לתת משוב ענייני ולא לגרום לצד השני לחוש מבוכה, עלבון וכדומה. יתרה מכך, יש לקחת בחשבון שנראות חיצונית הינה סוגיה סובייקטיבית.

ההכנה לשיחה רגישה זו היא חשובה לאין ערוך. להתמקד בכוונה בצורה עניינית כיצד הנראות של העובד יכולה לסייע לכל הצדדים ועל השפעתה כי המטרה הסופית להתיישר עם איכות העבודה הגבוהה שלו.
עם זאת, ייתכן כי המראה המרושל של עובד הוא סימן לבעיות אישיות שלו שהוא לא דיבר עליהן מעולם ולהשאיר מקום בדיון לעובד לחלוק מה שהוא עובר בתקופה זו.

כאמור מדובר בסוגיה סובייקטיבית. מחד, החזון, האסטרטגיה והטכנולוגיה הטובים ביותר אינם מועילים ללא עובדים שמוציאים אותם לפועל ומספקים שירות מצוין ללקוחות. הם נפגשים עם הלקוחות, מדברים איתם, מטפלים בהם ובסופו של דבר משפיעים בצורה משמעותית האם הלקוחות ישובו לרכוש מוצרים/שירותים של הארגון בעתיד או לאו. במידה והנראות החיצונית של העובד מכל סיבה שהיא אינה מאפשרת לו להילקח ברצינות, בעיקר בקרב  בעלי עניין חשובים, יש לברר לעומק  האם הדבר פוגע בהצלחת החברה עד מצב שבו  עסקאות שירדו מהפרק מסיבה לא ברורה, פוגעת בקוד המפורש של לבוש העובדים וכיוצ"ב. ייתכן והתקבל משוב שלילי על כך מלקוחות או/ו מנהלים בכירים בחברה.

מאידך, לפני מעשה יש לחשוב היטב האם כלל מדובר בבעיה מהותית וייתכן והטעם של העובד אינו קולע לטעם האישי של המנהל. לפיכך רצוי, לעניות דעתי לא לתרגם את ההעדפות האישיות לדרישות העסקיות במידת הרלבנטיות, בהתאם לסוג העיסוק של העובד, האם העבודה שלו דורשת קשר אינטנסיבי של  פנים מול פנים מול הלקוחות כדוגמת אנשי מכירות.

קיום השיחה. במידה ואכן מדובר בבעיה מהותית יש לאסוף ראיות קונקרטיות על כך ולהתייעץ עם אגף משאבי אנוש בחברה כדי למנוע בעיות משפטיות פוטנציאליות. יש להתנהל מתוך גישה עניינית שהנראות יכולה לסייע גם לעובד בשיפור היחסים הבינאישיים, הן בחברה והן מחוצה לה. מתוך גישה זו יש לתת עצות קונקרטיות על ידי חזרה על הנורמות שאנו כמנהלים מעוניינים שהוא יאמץ אותם. כמו כן, יש לקחת בחשבון שהשיחה לאור חילוקי הדעות עשויה להציף רגשות חזקים עבור האנשים המעורבים ועשויה לגרום בנקל לנזק בלתי הפיך בגלל האופן בו נאמרים הדברים, תוכן השיחה, הפרשנות לפי הפרדיגמות האישיות וכו'. לאור זאת, חשוב לעניות דעתי לכלכל היטב את הדברים בטרם עת, לגלות גמישות בהעלאת פתרונות, להגיע להסכמה על מס' צעדי פעולה במהלך השיחה המאתגרת ולהתמקד בתוצאות ששני הצדדים מעוניינים בהן.

למשל, במידה והעובד בוחר באופן טבעי להתגונן, או מגיב בצורה קשה ובכעס לביקורת,  המטרה של המנהל היא לשלוט על המצב, לשמור על הטעם בפגישה של מתן משוב בונה ולאפשר בסובלנות לעובד להשתהות ולאסוף את עצמו. הכעס הוא לגיטימי אבל אם בסופו של דבר נוצר מצב של החלפת מילים קשות, זה אומר כישלון בתכנון ובשליטה על המצב.

לאחר השיחה. חשובה, מניסיוני המקצועי פיתוח היכולת להיות במעקב ולבנות מערכת יחסים טובה לאחר שיחה קשה לא פחות מהמיומנות של התמודדות עם השיחה המאתגרת הראשונית בסוגיה זו, אחרת העובד עשוי להתחמק מהאינטראקציה עם הממונה שלו או רק לקשר אותו לפגישות 'קשות'. כתוצאה מכך עשוי להיווצר מעין "מעגל קסמים" של אפקט פיגמליון שלילי, או לחלופין שהציפיות של המנהל יוצרות אקלים של חום, של תשומת לב ושל תמיכה רגשית המניעים את העובד לביצועים גבוהים. לפיכך, בניית יחסים חיוביים לאחר שיחה מאתגרת מעין זו חשובה לאין ערוך ויכולה להתאפשר דרך גיבושים צוותיים, אירועים לבניית צוות כמו ארוחה לא רשמית לאחר העבודה, זמן שיתוף באירוע גדול יותר. כמו כן, המנהל והעובד יוכלו לעצב את יחסי העבודה שלהם לעתיד מבוססים אמון וכנות, לעניות דעתי גם דרך העלאת שאלות, כגון כיצד תיראה הצלחה בשותפות זו, אילו תוצאות חשובות לשנינו, לאילו אילוצים שנינו צריכים להיות מודעים אליהם? מה חשוב לכל אחד מאיתנו שהצד השני אינו מודע אליו? וכיוצ"ב.

הינכם/ן מוזמנים/ות להגיב, לשתף.

פורסם ב"כלכליסט": https://www.calcalist.co.il/local/articles/0,7340,L-3731468,00.html

*** למתן ייעוץ, נא צרו קשר דרך הבלוג

*הציור של רנה מגריט

© כל הזכויות שמורות לרחל אפרים 2018

Read Full Post »