Feeds:
פוסטים
תגובות

Posts Tagged ‘לוח זמנים’

ידוע כי יכולת השפעתם של מנהלים בדרג ביניים בארגון רבה על הצלחתו העסקית של הארגון. בין האסטרטגיה ליישומה בפועל, באחריות על ההוצאה לפועל של החלטות ההנהלה הבכירה מנהלים אלו הנמצאים במבנה הארגוני בין הניהול הבכיר לדרג הביצועי, כמו ראשי צוותים, מנהלי מדורים, מנהלי מחלקות יכולים להשפיע רבות בשמירת המצוינות הארגונית, בין אם מדובר במחלקות שירות, ייצור, פיתוח ועוד.

הפיקוח של מנהל, במיוחד בדרג הביניים על ביצוע התפקיד מבטיח את איכות העבודה, הצבת סטנדרטים וגבולות, עמידה ביעדים ובלוחות הזמנים שהוצבו מראש, הגדרת יעדים להישגים נוספים ובמתן משוב מיידי, כגון-"אני רואה שנעשתה כאן טעות","ההתייחסות ללקוח היתה בלתי סבלנית".

אין פירוש הפיקוח לתת באופן קבוע הוראות, להטיל ספק ברצונם וביכולתם של העובדים לבצע עבודה טובה וכדומה. הכוונה היא שעל המנהל לתת הנחיות לביצוע ולבצע בקרה דרך השתתפות בחוויות הביצוע, כיוון שלהשתתפות המנהל ישנה חשיבות מכרעת בתוצאות הסופיות של איכות הביצוע שעליהן הוא נותן את הדין לטוב ולרע להנהלה הבכירה.

ראשית, השתלבותו בעשייה בשטח קובעת את רף האיכות. לא ניתן לקבוע רף איכות שנקבע על פי השגת המטרות שלשמן החברה קיימת ללא השתלבות בעשייה הלכה למעשה. מידת מעורבותו מאפשרת לעמוד על טיב העובדים לא רק בתוצאה הסופית אלא גם בדרך התנהלותם האישית והמקצועית ובהשתלבותם בעבודת הצוות. בניית מערכת יחסים עם הכפיפים המושתתת על שיתוף, העצמה, הצבת אתגרים שיאפשרו להם להוציא את המיטב ועוד קשורה בהקפדת המנהל במיוחד בדרג הביניים, לעניות דעתי על תהליכי ניהול תקין ובאחריותו הניהולית להיות מעורה בנעשה בשטח. אם מדובר, למשל על תהליך ייצור חובתו של מנהל לדגום את התהליך כדי לאפשר מרווח ביצוע לכפיפים ולמנוע טעויות שעשויות להתגלות רק בסופו של התהליך ויפגמו באיכות התוצאה.

היכולת לצפות, עד כמה שניתן את התוצאות דרך מידת מעורבותו בשטח קשורה גם למדיניות ניהול סיכונים שעל כל מנהל חייב, לדעתי לשלבו בתוך עבודתו באופנים שונים בתיאום ובשיתוף פעולה עם ממשקי העבודה הרלבנטיים.

ישנם ארגונים שנוטלים סיכונים, כחלק מיזמות מבורכת שמאפשרת תכנון ויצירת מצבים שהמתחרים אינם צופים אותם או שאין להם תשובה הולמת נגדם באותו פרק זמן. סיכון יכול להיות, למשל כניסה לשוק חדש, פיתוח מוצר חדש או השקעה כספית באפיק כלשהו. בהנחה שהכול יתרחש על פי התוכניות, החברה יכולה להגיע ליעדים המיוחלים בסופו של דבר. ניהול סיכונים ככלל מחייב, בין היתר זיהוי והערכה של סיכונים עסקיים פוטנציאליים כדי לבנות תוכנית להתמודדות יעילה עימם (עד כמה שניתן כיוון שלא ניתן למנוע את כל האיומים) ולקשר אותם עם מטרות החברה או הפרוייקטים.

למשל, בתוך הגדרת יעדי מחלקת מכירות יש לכלול את הסיכונים שעשויים להוביל לנזקים כספיים או לחלופין יכולים להוביל לרווחיות החברה. מנהל מחלקה זו חייב להתריע, לדוגמא במידה ואיכות העובדים אינה גבוהה דיה או מספר העובדים הקיים לא יוכל להתמודד עם העומס הצפוי של פניות לקוחות פוטנציאליים, בכפוף למטרות ולחזון שעליהם הצהירה החברה והתחייבויותיה בהתאם לסביבה החיצונית. אם נציגי שירות לקוחות, למשל אינם מתודרכים כראוי על טכנולוגיה חדשנית שהוכנסה למחלקתם, או לחלופין המנהלים קיבלו מידע שגוי מסיבות שונות על אופן הטמעתה ויישמו אותו, "התיקונים" לאחר מכן יקרים מאוד לחברה.

כמו כן, "קפיצה למים" של מנהל עם העובדים שלו משקפת את סדרי העדיפויות שלו בעשייתו לצורך קידום יעדי החברה. הדרך הבטוחה והנכונה להוביל שינויים, להכריז על כיוון חדש היא לרוב באמצעות התנהגות. כשהעובדים רואים שהמנהל הישיר שעימו הם בקשר יומיומי, בוודאי כשמדובר בהנהלה הבכירה פועלים בהתאם לחזון, רצונם לשאול סדרת שאלות הולך ופוחת בכל הנוגע להבעת אמון. הצגת סדרי עדיפויות כוללת השתתפות מלאה של המנהל הישיר במעגלי התכנון, החשיבה וההתלבטות עם הכפופים לו. דיונים דו סטריים הם שיטה חיונית שמוכיחה, בדרך כלל את עצמה בסיוע לעובדים להשיב על כל השאלות העולות בדעתם בזמן מאמץ לשינוי.

אשמח לקרוא את דעתכם/ן.

© כל הזכויות שמורות לרחל אפרים 2013

מודעות פרסומת

Read Full Post »

האם אנחנו מנצלים את זמן העבודה שלנו בצורה יעילה כפי שאנחנו רוצים?

כל אחד מאיתנו- ממנכ"לים עד אחרון העובדים נוטים לבזבז את המשאב היקר ביותר שלנו – הזמן.

ההזדמנויות שלנו ליצור ערך אמיתי עבור הארגון הן חמקמקות באיזשהו אופן מתוך רצון להספיק הכל ביחד, החל בחילופי דוא"ל טריוויאליים, בישיבות צוות בהן צריך להציג התקדמות ויעדים להמשך השבוע, שריפות יומיומיות קטנות כגדולות ועוד.

המילה "מולטיטסקינג" הפכה למילה שגורה, מעין מילת קסם בארגונים שמקורה ברצון ניהולי לחסוך בעלויות כח אדם המתבטאת בהעמסת משימות על עובד אחד שמתאימות לביצוע שני עובדים, מתוך רצון להביע יכולת ביצועית כלשהי וכו'.

מחד, היא מופיעה עפ"י רוב בדרישות תפקיד המתפרסמות במודעות דרושים ובאה לידי ביטוי בבדיקה אחר עמידה ביעדים. מאידך, מוכרת הטענה מבוססת מחקרים בנושא כי עודף מידע מעלה את רמת הלחץ, יוצר צוואר בקבוק  ופוגע בפרודוקטיביות וביצירתיות, שאנשים נוטים לתפקד טוב יותר בדר"כ כשהם ממקדים את מלוא תשומת הלב למשימה אחת וכו'.

עובדים/מנהלים נוטים לאהוב את המילה, היות והיא גורמת לעצמם ומול אחרים להיראות טוב יותר למרות חוסר יכולת שלנו באופן מוחלט, כבני אדם להתרכז במס' משימות במקביל. כשאנחנו מפריעים למהלך העבודה שלנו תוך עשייה של מס' דברים במקביל אין מדובר במולטיטסקינג אלא בהסחת דעת כיוון שאף אחד, כאמור אינו יכול לעשות יותר מדבר אחד בו זמנית בצורה אבסולוטית,  זה לא יכול לקרות בעולם הפיזי.  אם אנחנו, למשל מעיינים בדוא"ל או בטקסט כלשהו בזמן פגישה עם אדם אחד ויותר, איננו יכולים להיות ממוקדים בפגישה לחלוטין כיוון שאנחנו לעיתים מבקשים לחזור על הדברים הנאמרים ומבזבזים בכך את הזמן לכולם. כמו כן, כשאנחנו נפגשים אחד על אחד או בקבוצה קטנה, אנחנו צריכים להעניק את מלוא תשומת הלב לפגישה ולא רק מפאת היעילות עבור כולם. זה נקרא להתייחס בכבוד לאנשים שמולנו.

כשפעילות מבוססת על משימות בלבד, מולטיטסקינג אינו יתרון. יתרה מזו, היא עשויה יותר להלחיץ מאשר אי ריבוי משימות כתוצאה מהפרעות חיצוניות- עומס מידע וכדומה כיוון שאנחנו מפסידים זמן יקר של התכווננות למשימות כל פעם מחדש, מעין "תפסת מרובה לא תפסת".

עם זאת, כשאנחנו מגדירים ריבוי משימות בראייה מערכתית, יש לבדוק את האפקטיביות הכוללת של מערכת הניהול או הארגון כולו. היינו, כחלופה לבחון את רמת המשימה ניתן לבדוק את הקריטיות ליעילות הניהולית.

בעולם הניהול ההגדרה של ריבוי משימות, בעיניי רלבנטית וחשובה רק במעבר בין ביצוע משימות או להפסיק משימה אחת לטובת אחרת, היינו לתעדף פונקציות ומשימות בזמן אמת, כמרכיב חיוני לביצועים הניהוליים או של מערכת ארגונית.

ההתנהלות היומיומית של חיי העסק מתאפיינת בדינמיות, בסדר עדיפויות שמשתנה, במשימות שנקטעות כיוון שישנם דברים חשובים יותר שנכנסו ממה שאנחנו עובדים עליהם כעת. נכון, המשימות הספציפיות "יסבלו", אבל היעילות הניהולית הכוללת תגדל. במילים אחרות, בזמן אמת- גמישות במובן של הפרעה ותעדוף תופסת משמעות קריטית במערכות ניהוליות.

למשל, מנהל פרויקט מרוכז כל כולו בכתיבת הצעה כלשהי. עובד נכנס למשרדו לצורך קבלת החלטה קריטית על פרויקט הפיתוח הנוכחי כשהוא ממתין להחלטתו של מנהל הפרוייקט-הממונה עליו. הם נדרשים לשוחח מספר דקות על כך, להתקשר למישהו אחר כדי לקבל חוות דעת ולבסוף המנהל מקבל החלטה. כתוצאה מכך, פרויקט הפיתוח שייתכן מאוד והוא קריטי לחברה מתקדם בהתאם ללוח הזמנים. נכון, נדרש למנהל זמן כדי לשוב להצעה שכתב קודם לכן ולהתמקד בה, אבל אין זה קריטי. לפיכך, "ההפרעה"-ריבוי המשימות היא הגיונית כי מציאות יומיומית זו רווחת בניהול או כמעט בכל מערכת ארגונית.

היינו, עומס מידע או עומס תקשורת מול ריבוי משימות וניהול הם שני דברים שונים לחלוטין, לעניות דעתי.

שורה תחתונה: רופאים, מהנדסים, מנהלי פרוייקטים, מנהלי קו, אנשי מכירות, מנכ"לים, בעלי עסקים וכו' – כולם צריכים ריבוי משימות כיוון שהם חלק בלתי נפרד מהטריטוריה המקצועית, חלק בלתי נפרד מחיי העסק והניהול.  אין לקשר מונח זה, כאמור עם משימה אחת, ביצועים, תקשורת, הסחת דעת, עומס יתר וחוסר ריכוז.

מהו מולטיטסקינג עבורכם/ן? כיצד אתם/ן מנצלים/ות את משאב הזמן? כיצד הייתם/ן רוצים/ות לפעול בצורה יעילה?

פורסם בכתב העת "משאבי אנוש": http://www.hrisrael.co.il/document/68577,7466,12,27.aspx

© כל הזכויות שמורות לרחל אפרים 2012

Read Full Post »

"בכל מה שיש איזה צד הגבלה, יש לחלק בין רצון והכרח. כל רצון חופשי סופו לטוב וכל הכרח סופו לרע עד שיחזירנו הרצון לטוב". הרב קוק (שמונה קבצים ה', ק"ע)

בהתבוננות במצב בו אדם כופה סוג של "אמת" (לצורך העניין) על זולתו עולה השאלה מאיזה כוח כופה הכופה את כפייתו, במקרה הארגוני הוראה של מעביד לעובד? התשובה המתבקשת- מכוח אותה אמת. תשובה זו נותנת לכאורה כוח בלתי מוגבל ביד הכופה, אך גם עשויה לסכן את השפעתו של המנהל על התנהלות העובד כממונה עליו וכתוצאה מכך גם על ביצועיו המקצועיים.

בחזרה לרב קוק- הוא מזהה את ההכרח עם הצד הרע של החיים. מדוע הרע? כיוון שבני האדם כיצורים חופשיים במהותם פועלים בכל מעגלי החיים ביתר שאת ועושים את המיטב כשהם מונעים מרצון חופשי, היינו מתוך רצונם האישי. האתגר של "הכופה", אם כן להפוך את ההכרח לבחירה.

המציאות הארגונית מלאה במצבים של כפיה וציווי שמשאירים טעם רע באופן מהותי- תחושות של מרמור, תסכול וכעס מצד העובדים כלפי ממוניהם שמפעילים את כוח הציווי, אך לפעמים מצבים אלו בלתי נמנעים כמו הדרישה לעמוד בלוחות הזמנים של סיום פרוייקט שהובטח ללקוח, לעמוד בסטנדרטים המקצועיים הנדרשים וכו'. היינו, בתהליכים המתרחשים בתוך מסגרת טמון אתגר, הן ל"מוביל" המסגרת שבדר"כ יש בידיו כוח או סוג של עוצמה, והן ובעיקר ל"מובל" במסגרת שלרוב הוא המחויב. כיצד המנהלים יכולים, אם כן לנהוג בצורה מועילה בנושא הנדון?

זכורים לי היטב באחת מעבודות הייעוץ שלי מפגשים עם בעלי תפקידים בכירים בארגון כלשהו שנתבקשו להשתתף בפעילויות שנתפסו כעול עבורם.  לצורך הנעתם הונהגה שיטת "מקל וגזר", שהוכחה כלא יעילה כיוון שבפועל שיעור הנוכחות בפעילויות אלו היה נמוך מאוד.  עם זאת, הם שיתפו אותי במפגשים עם חבר הנהלה שהניבו רצון להשתתף. לשאלתי כיצד הוא שכנע אותם להשתתף, התשובה הגורפת היתה באופן תמציתי לצורך דיוננו כאן שהוא היה מבקש ומסביר את החשיבות של נוכחותם בפעילויות.

ההערכה הרבה לדבריו, לאופן אמירתם (בצורה שקטה ומשתפת) ולמקצועיותו שצוינה מס' פעמים מחברים למאפייני מנהיגות מעצבת שדובר עליה פעמים רבות. מנהיג מזן זה ניחן באישיות כריזמטית שמניע את מונהגיו באמצעות השראה ומטרות משמעותיות ומאתגרות, שנותן דוגמא אישית ומנהל תקשורת פתוחה עימם.

ובכן, ההבנה העמוקה של ארגונים והעומדים בראשם של משמעות הכפיה והפעלתה בצורה גמישה בהתאם למאפייני התפקידים/העובדים והסיטואציות חיונית לצורך הנעת עובדים.

יתרה מזו, הטעם הרע מגיע כשהמחייב- המנהל מזהה את עצמו עם הכוח. ניצול הכוח יכול להתבטא בתחושת גדלות, בניהול תקשורת בינאישית לא מכבדת, במניפולטיביות,  בהצבת דרישות מוגזמות לא הגיוניות לכפיפים  וכו'.

כאשר המחייב- המנהל מצליח לשדר למחויב שלמרות שהכוח בידיו כוח זה אינו שלו (בסופו של דבר מרבית המנהלים מועסקים כשכירים, כך שסמכותם להפעיל מרות יכולה להילקח מהם בכל רגע נתון), אז מתמתק חלק מטעמו הרע של החיוב. השלב הבא הוא לנסות למצוא אפילו מימד רצון בכל הסיפור.

 הרצון הטוב נרכש דרך הפגנת סולידריות שמקורה בענווה- העובדים נתפסים כשותפי אמת להצלחה הארגונית וככאלה משתפים אותם במטרות החשובות של הארגון והם מקבלים הסבר הגיוני לחשיבות המסתתרת מאחורי הודעות הציווי המוטלות עליהם, כפי שנהג אותו חבר הנהלה, בהקשבה אותנטית לצרכיהם לצד הפעלת סמכות ובקרה.  בידי אותו חבר הנהלה היה מצוי כוח רב אך כשהוא ציין, בין היתר בצורה אותנטית שההוראות ניתנות לו כפי שניתנות להם, הוא שם את עצמו באופן מסויים כ"צינור" מבלי להוריד מערך עצמו וסמכותו. זוהי ענווה בעיניי.

באופן יומיומי תהליך זה אינו יכול להתרחש באופן גורף ומיידי, לא בכל תחום וסיטואציה וברור שלא כל אחד יכול לעשותו בשלמות. גם במידה ולא ניתן להמיר את הכפיה לרצון, ישנה אפשרות של ניהול מצב ביניים- הפגנת אמפתיה כלפי המחויבים שפעמים רבות ממתיקה את הטעם הרע. אז גם תגדל הערכת העובדים לממוניהם ועימה הרצון להקשיב וליישם את מחויבויותיהם הארגוניות.

מהו המינון בין כפיה לרצון בארגונכם? כיצד אתם כמנהלים/ות נעים/ות על גבי ציר זה? כיצד ניתן לפעול לדעתכם/ן בנושא כדי להניע הצלחה עסקית?

© כל הזכויות שמורות לרחל אפרים 2011

Read Full Post »

%d בלוגרים אהבו את זה: