לנהל בקלילות

מהי התדירות שאנו קמים בבוקר לעבודה וחושבים, "אני הולך/הולכת לכייף היום בעבודה"?

מכנה משותף לאנשים, בחלק הילדי הוא האהבה למשחקים, לבד או בחברותא. המשחק מכוון לגרום הנאה, מתוך מניע פנימי לשחק בשביל לשחק. ילדים אינם מתעניינים, בדרך כלל בתוצאות המשחק אלא מתמקדים בהנאה שהם מפיקים במהלך המשחק.

הטמעת הווית הכיף בתרבות הארגונית הינה הזדמנות להשתמש בכישורים ובמיומנויות של עובדים כדי להגיע להישגים משמעותיים יותר מתוך הנאה וסיפוק, כיוון שבין היתר, אנשים רבים רואים עצמם עסוקים בהישרדות כלכלית. אמנם לא ניתן לקדם תרבות של כיף רציני אלא אם כן מראים תוצאות עסקיות מצוינות, לשחק ולחגוג כל הזמן עשוי להסיח את הדעת מהשגת תוצאות אלו, אך חשוב להפנים את העובדה שכאשר עובדים אינם נהנים בעבודתם הם מתוחים ופחות פרודוקטיביים ויצירתיים.

מרבית האנשים חושבים שארוחות משותפות הינן כיפיות. אכילה באופן קבוע של המנהל עם חברי הצוות מאפשרת שיחה מקרית בסביבה נוחה, להכיר אחד את השני לעומק, בהיבטים אחרים מחוץ לעבודה.

התנדבות. ישנם היבטים חיוביים רבים בתרומה האדירה בהתנדבות- החשובים בהם, לעניות דעתי נטיעת חסד בתודעה של האדם, לפתח מחויבות חברתית. התנדבות של אנשים שעובדים יחדיו במקום עבודה יוצרת, ראשית כל שייכות קבוצתית. מתנדבים נקשרים לחבריהם להתנדבות ולעיתים קרובות ממשיכים להגיע לפעילות לאורך זמן כתוצאה מההשתייכות של המסגרת החברתית שנוצרת במהלכה. לאורך זמן ניתן לראות תוצאות והתקדמות בקרב האוכלוסיות שמושיטים להן עזרה ונוצרים באופן טבעי שמחת עשייה, תחושת גאווה וסיפוק וגיבוש צוותי.  בידי ההנהלה האפשרות ליזום הכנסת מסגרות התנדבותיות לתוך הפעילות היומיומית בהן יפעלו עובדים ממחלקות שונות, כאשר ההתנדבות נעשית מס' שעות בשבוע או כפרוייקט חד פעמי.

הומור בהווי העבודה.  ייתכן ויישמע טריוויאלי אבל בחברות רבות שוררת "הווית רצינות" ואף ישנו חשש מפני השימוש בהומור. ייתכן וחשש זה נובע מתוך הפרדיגמה ש"ניהול הוא עסק רציני" או שההומור יאבד פרופורציות ויפגע בביצועים המקצועיים בעבודה. יתר על כן, כשמנהל נתון במצב רוח רע מסיבות שונות, באופן טבעי, הוא מקרין על סביבתו. דברי ביקורת צודקים עשויים להתפרש בצד השני כהתקפות אישיות במקום תלונות שאפשר לטפל בהן. מופנות האשמות לגופו של אדם עם סממנים של סלידה, לגלגנות ובוז שנועדו להשפיע על ההרגשה ולא על השכל או ההיגיון. הביקורת וההאשמות במצבים אלו עשויים לעורר תגובות של התגוננות והתנערות מאחריות ובסופו של דבר גם הסתגרות או התנגדות סבילה שנובעת מתחושה של יחס לא הוגן.

אחת היכולות החשובות בניהול היא היכולת להתייחס בפרופורציות נכונות לאירועים שחווים בעבודה, בדרך כלל באמצעות הומור. אין צורך להיוולד עם חוש הומור מפותח, אך מנהלים שיודעים להקשיב, למשל לתלונותיו של עובד ומתייחסים לכך בחיוך במקום להיעלב מהביקורת ולכעוס מאפשרים תקשורת פתוחה ומטפחים אוירה בריאה ולא עוינת. לפתח איפוק במובן זה שאין צורך להגיב על כל דבר ולא כל דבר מחייב יחס של רצינות תהומית. עם זאת, חשוב לקחת בחשבון את אפקט הבומרנג בהומור שמתבטא בפגיעה באנשים ובאפקטיביות הארגונית.  ייתכנו מאזינים חסרי הומור או לחלופין רגישים לנאמר להם (מסיבותיהם האישיות) שעשויים לפרש אמירות, בדיחות שנונות בצורה שלילית לחלוטין בניגוד לכוונת המשתמש בהומור, שימוש בסוג הומור שאינו תואם את המאזינים או את הסיטואציה.

הומור עצמי. המשתמש בהומור עצמי מכיר ומקבל את עצמו במורכבותו. הוא מודע להיבטים החיוביים באישיותו אך גם לחולשותיו.  יתרה מזו, מנהל אמור, לדעתי למצוא איזון בין רצינות ושכלתנות לקלילות כדי להניע את עובדיו בצורה אפקטיבית ולאורך זמן. קלילות והומור יכולים לצמצם מרחק פסיכולוגי בין מנהלים לעובדים הכפופים אליהם. אנשים שמרשים לצחוק על "חולשותיהם" במינון שמכבד אותם ואת הסביבה מעידים על פתיחות וביטחון עצמי גבוה, מאפשרים לעצמם להיות יותר אנושיים ונגישים לסביבתם.

התאמת דרכי הפעולה לנסיבות המשתנות. השינויים שחלים אצל העובדים ובחברה מחייבים את המנהל להיות רגיש לצרכים המשתנים של העובדים ולפתח דרכי תגובה משתנות על פי התנאים. אין די בכך שהמנהל יידע מס' מיומנויות ניהוליות, עליו להיות גם מיומן בהתאמתן לפי הנסיבות המשתנות. לעיתים יש להיות תקיפים עם העובדים ולהיצמד לחוקים שקבענו, ולעיתים נכון לוותר ולבצע נסיגה טקטית כי עמידה נוקשה על דרישה אינה בהכרח ניצחון. כך למשל, לעיתים חשוב לנהל שיחה פתוחה עם העובד, ללא הטפת מוסר כדי לנסות לפתור ביחד בעיה מציקה ולעיתים עדיף לנקוט במעשה נחרץ במקום להרבות במילים. עדיף, לפעמים לפעול מייד, בזמן האירוע או בסמוך אליו כדי "להכות בברזל בעודו חם" ויהיו מקרים שנכון להמתין ולהגיב כשהרגשות נרגעים.

מה אתם/ן עושים/ות כמנהלים/ות כדי לייצר אוירת כיף בחברתכם/ן? מה מאפשר זאת?

פורסם בפורטל זכויות העובדים

© כל הזכויות שמורות לרחל אפרים 2014

Read Full Post »

קפיצת ביניים עמוקה

ידוע כי יכולת השפעתם של מנהלים בדרג ביניים בארגון רבה על הצלחתו העסקית של הארגון. בין האסטרטגיה ליישומה בפועל, באחריות על ההוצאה לפועל של החלטות ההנהלה הבכירה מנהלים אלו הנמצאים במבנה הארגוני בין הניהול הבכיר לדרג הביצועי, כמו ראשי צוותים, מנהלי מדורים, מנהלי מחלקות יכולים להשפיע רבות בשמירת המצוינות הארגונית, בין אם מדובר במחלקות שירות, ייצור, פיתוח ועוד.

הפיקוח של מנהל, במיוחד בדרג הביניים על ביצוע התפקיד מבטיח את איכות העבודה, הצבת סטנדרטים וגבולות, עמידה ביעדים ובלוחות הזמנים שהוצבו מראש, הגדרת יעדים להישגים נוספים ובמתן משוב מיידי, כגון-"אני רואה שנעשתה כאן טעות","ההתייחסות ללקוח היתה בלתי סבלנית".

אין פירוש הפיקוח לתת באופן קבוע הוראות, להטיל ספק ברצונם וביכולתם של העובדים לבצע עבודה טובה וכדומה. הכוונה היא שעל המנהל לתת הנחיות לביצוע ולבצע בקרה דרך השתתפות בחוויות הביצוע, כיוון שלהשתתפות המנהל ישנה חשיבות מכרעת בתוצאות הסופיות של איכות הביצוע שעליהן הוא נותן את הדין לטוב ולרע להנהלה הבכירה.

ראשית, השתלבותו בעשייה בשטח קובעת את רף האיכות. לא ניתן לקבוע רף איכות שנקבע על פי השגת המטרות שלשמן החברה קיימת ללא השתלבות בעשייה הלכה למעשה. מידת מעורבותו מאפשרת לעמוד על טיב העובדים לא רק בתוצאה הסופית אלא גם בדרך התנהלותם האישית והמקצועית ובהשתלבותם בעבודת הצוות. בניית מערכת יחסים עם הכפיפים המושתתת על שיתוף, העצמה, הצבת אתגרים שיאפשרו להם להוציא את המיטב ועוד קשורה בהקפדת המנהל במיוחד בדרג הביניים, לעניות דעתי על תהליכי ניהול תקין ובאחריותו הניהולית להיות מעורה בנעשה בשטח. אם מדובר, למשל על תהליך ייצור חובתו של מנהל לדגום את התהליך כדי לאפשר מרווח ביצוע לכפיפים ולמנוע טעויות שעשויות להתגלות רק בסופו של התהליך ויפגמו באיכות התוצאה.

היכולת לצפות, עד כמה שניתן את התוצאות דרך מידת מעורבותו בשטח קשורה גם למדיניות ניהול סיכונים שעל כל מנהל חייב, לדעתי לשלבו בתוך עבודתו באופנים שונים בתיאום ובשיתוף פעולה עם ממשקי העבודה הרלבנטיים.

ישנם ארגונים שנוטלים סיכונים, כחלק מיזמות מבורכת שמאפשרת תכנון ויצירת מצבים שהמתחרים אינם צופים אותם או שאין להם תשובה הולמת נגדם באותו פרק זמן. סיכון יכול להיות, למשל כניסה לשוק חדש, פיתוח מוצר חדש או השקעה כספית באפיק כלשהו. בהנחה שהכול יתרחש על פי התוכניות, החברה יכולה להגיע ליעדים המיוחלים בסופו של דבר. ניהול סיכונים ככלל מחייב, בין היתר זיהוי והערכה של סיכונים עסקיים פוטנציאליים כדי לבנות תוכנית להתמודדות יעילה עימם (עד כמה שניתן כיוון שלא ניתן למנוע את כל האיומים) ולקשר אותם עם מטרות החברה או הפרוייקטים.

למשל, בתוך הגדרת יעדי מחלקת מכירות יש לכלול את הסיכונים שעשויים להוביל לנזקים כספיים או לחלופין יכולים להוביל לרווחיות החברה. מנהל מחלקה זו חייב להתריע, לדוגמא במידה ואיכות העובדים אינה גבוהה דיה או מספר העובדים הקיים לא יוכל להתמודד עם העומס הצפוי של פניות לקוחות פוטנציאליים, בכפוף למטרות ולחזון שעליהם הצהירה החברה והתחייבויותיה בהתאם לסביבה החיצונית. אם נציגי שירות לקוחות, למשל אינם מתודרכים כראוי על טכנולוגיה חדשנית שהוכנסה למחלקתם, או לחלופין המנהלים קיבלו מידע שגוי מסיבות שונות על אופן הטמעתה ויישמו אותו, "התיקונים" לאחר מכן יקרים מאוד לחברה.

כמו כן, "קפיצה למים" של מנהל עם העובדים שלו משקפת את סדרי העדיפויות שלו בעשייתו לצורך קידום יעדי החברה. הדרך הבטוחה והנכונה להוביל שינויים, להכריז על כיוון חדש היא לרוב באמצעות התנהגות. כשהעובדים רואים שהמנהל הישיר שעימו הם בקשר יומיומי, בוודאי כשמדובר בהנהלה הבכירה פועלים בהתאם לחזון, רצונם לשאול סדרת שאלות הולך ופוחת בכל הנוגע להבעת אמון. הצגת סדרי עדיפויות כוללת השתתפות מלאה של המנהל הישיר במעגלי התכנון, החשיבה וההתלבטות עם הכפופים לו. דיונים דו סטריים הם שיטה חיונית שמוכיחה, בדרך כלל את עצמה בסיוע לעובדים להשיב על כל השאלות העולות בדעתם בזמן מאמץ לשינוי.

אשמח לקרוא את דעתכם/ן.

© כל הזכויות שמורות לרחל אפרים 2013

Read Full Post »

הצדדים הטובים של הצביעות

אחד מהסממנים הבולטים של התרבות הישראלית באופן כללי הוא הישירות. "להיות דוגרי" הוא סגנון דיבור מוערך, כיוון שהוא מסמל ישירות, תעוזה ואפילו מעיד בעיני רבים מאיתנו על אותנטיות של הדובר. האמירה העקיפה, לעומת זאת תתקבל לעיתים בחשדנות שעשויה להעיב על המשך הקשר.

אנחנו כישראלים במסגרת "הסחבקיות" פונים לאדם בשמו הפרטי ללא תארים וגינונים, לפעמים אף בכינוי אישי שניתן לו עוד לפני שפיתחנו מערכת יחסים אישית עימו. צורת פניה זו מתקבלת ברוב המקרים באהדה רבה יותר מאשר פניה לאדם באמירה "אדוני או גבירתי" או עם הוספת התואר האקדמי שלו כיוון שזה נשמע רשמי מדי.

ישירות ואותנטיות הן מבורכות בעיניי, אך ישנם מצבים שכיחים שבהם אנו אומרים את אשר על ליבנו ועשויים להסב נזק אישי ולמערכת היחסים עם הצד השני, לעיתים בלתי הפיך.

זכורה לי היטב בהקשר זה תקופת העסקתי בארגון בינ"ל שהדיבור העקיף היה מקובל ולכן מרבית הסיכויים שישירות ישראלית מסוג זה היתה עשויה להתפרש כאגרסיביות. כשמנהל ביקש להביע את הצורך בשיפור ביצועים, הנטייה הכללית למתן משוב היתה בנוסח אמירה "יש לנו מספר אתגרים שכדאי לעבוד עליהם". בקרב מנהלים ישראלים, לעומת זאת ישנה אפשרות רווחת שהמשוב ייאמר בצורה ישירה יותר בנוסח- "אני שבע רצון מעבודתך, אבל עליך לשפר את ביצועך בתחומים אלו ואלו". עבורנו כישראלים אמירה כפי שהציג מנהל מתרבות זרה עשויה לגרום תחושה של עמימות וחוסר אמון בממונה.

לצורך הבהרה, חשוב לחדד במסגרת מתן משוב לעובד, בין היתר את הצדדים החיוביים וטעוני השיפור בעבודתו לצורך צמיחה אישית ועסקית, אך אם תוכן המילים נאמר בצורה בוטה כך שמשתמע לצד השני שהוא לא בסדר, שמקטין אותו-התוצאה היא בדרך כלל פגיעה בעובד.

כמו כן, ישנה "אהדה" ישראלית רווחת לתת משוב גם לאנשים שאיננו מכירים היטב- על המראה החיצוני, על אופן דיבורם/ דפוסי התנהגותם וכו' מבלי לכלכל את דברינו מתוך אמונה שיש לומר את האמת, כיוון שאנחנו סבורים שבכך אנחנו "עושים למקבלי המשוב טובה" באמצעות מתן המשוב. משוב זה עפ"י רוב אינו ענייני, אף מתנשא בעיניי כיוון שבאיזשהו מקום נותן המשוב חש, במודע או שלאו שמתן המשוב מחזק את הביטחון העצמי שלו (כביכול) על חשבון האחר, גם כי קל להתעסק עם בעיות של אחרים ולהותיר את הבעיות האישיות בצל. ייתכן ומקבל המשוב יבחר שלא להגיב, אך רבים הסיכויים שהוא ייפגע ממנו/ ידחה אותו כשנותן המשוב היה בטוח בכוונתו הטובה לסייע לו במתן המשוב.

נתקלתי במנהלים שנותנים משובים "שליליים" מעין אלה לעובדים, חלקם מתוך ניצול מעמדם כממונים מבלי לכלכל את דבריהם ולחשוב קדימה על התוצאות. גם כאן ישנם עובדים שיבחרו שלא להגיב או לקבל בהכנעה את המשוב הפוגע מתוקף העובדה שיחסי עובד מעביד אינם שווים ולכן הם יבקשו לשמור על פרנסתם, אך הנזק עשוי להיות הרסני- הדברים מחלחלים עד כדי מרמור וכעס שפועלים מתחת לשטח, פוגעים ברמת המוטיבציה של העובד עד כדי פגיעה בצורה הדרגתית ברמת הביצועים המקצועיים שלו.

כישראלית, הבעתי תמיהה בתחילת העסקתי באותו ארגון בינ"ל על "הצביעות" האנושית- כיצד אנשים שאינם "סובלים" אחד את השני מתעניינים כסוג של נימוס בשלומו של אחר, כיצד הם מצליחים לשמר את תחושת הסלידה ההדדית מתחת על פני השטח, מחייכים אחד לשני ושומרים על קור רוח. דרכם זיהיתי את הרווחים הנוספים של נימוס-צביעות- רווח אישי בארגון כחלק מעבודה רבת ממשקים ורווח עסקי לטווח ארוך.

בראייה לטווח ארוך של פיתוח קריירה, בתוך שוק עבודה בו ההסתברות שאנשים מכירים אחד את השני גדולה, הנזק ב"דוגריות" הוא לעיתים בלתי הפיך: עובד שנוטה להביע את דעתו בצורה ישירה מבלי לכלכל את דבריו, "מכניס גול עצמי" על ידי יצירת תדמית של עובד בעייתי, קידומו המקצועי נעצר גם אם מדובר בעובד מצוין בחברה המעסיקה אותו, כשמעסיקים פוטנציאליים אינם ששים לקלוט אותו ועוד.

כמו כן, בסביבה תחרותית קשה מול מתחרים שאינם פועלים בצורה נקייה תקשורת עקיפה עדיפה כי היא מעידה על מנהיגות, אינה "שורפת קשרים" ומשדרת למתחרים שיש מקום לכולם. היא גם משדרת ללקוחות דימוי חיובי של החברה- התעלות והימנעות מקטנוניות. יתרה מזו, במרבית המקרים המנהלים אינם מודעים לתמונה המלאה באופן טבעי, כי המידע שהם מקבלים לידיהם אינו תמיד מבוסס, אין תחזיות מושלמות וכו' כך שהתנהלותם בהקשר זה, לעניות דעתי צריכה להיות זהירה בהתאם.

מהי צביעות בעיניכם/ן בעולם העבודה, הניהול והעסקים? יתרונותיה, חסרונותיה?

© כל הזכויות שמורות לרחל אפרים 2012

Read Full Post »