Feeds:
פוסטים
תגובות

Posts Tagged ‘אשליה’

האם אנחנו מנצלים את זמן העבודה שלנו בצורה יעילה כפי שאנחנו רוצים?

כל אחד מאיתנו- ממנכ"לים עד אחרון העובדים נוטים לבזבז את המשאב היקר ביותר שלנו – הזמן.

ההזדמנויות שלנו ליצור ערך אמיתי עבור הארגון הן חמקמקות באיזשהו אופן מתוך רצון להספיק הכל ביחד, החל בחילופי דוא"ל טריוויאליים, בישיבות צוות בהן צריך להציג התקדמות ויעדים להמשך השבוע, שריפות יומיומיות קטנות כגדולות ועוד.

המילה "מולטיטסקינג" הפכה למילה שגורה, מעין מילת קסם בארגונים שמקורה ברצון ניהולי לחסוך בעלויות כח אדם המתבטאת בהעמסת משימות על עובד אחד שמתאימות לביצוע שני עובדים, מתוך רצון להביע יכולת ביצועית כלשהי וכו'.

מחד, היא מופיעה עפ"י רוב בדרישות תפקיד המתפרסמות במודעות דרושים ובאה לידי ביטוי בבדיקה אחר עמידה ביעדים. מאידך, מוכרת הטענה מבוססת מחקרים בנושא כי עודף מידע מעלה את רמת הלחץ, יוצר צוואר בקבוק  ופוגע בפרודוקטיביות וביצירתיות, שאנשים נוטים לתפקד טוב יותר בדר"כ כשהם ממקדים את מלוא תשומת הלב למשימה אחת וכו'.

עובדים/מנהלים נוטים לאהוב את המילה, היות והיא גורמת לעצמם ומול אחרים להיראות טוב יותר למרות חוסר יכולת שלנו באופן מוחלט, כבני אדם להתרכז במס' משימות במקביל. כשאנחנו מפריעים למהלך העבודה שלנו תוך עשייה של מס' דברים במקביל אין מדובר במולטיטסקינג אלא בהסחת דעת כיוון שאף אחד, כאמור אינו יכול לעשות יותר מדבר אחד בו זמנית בצורה אבסולוטית,  זה לא יכול לקרות בעולם הפיזי.  אם אנחנו, למשל מעיינים בדוא"ל או בטקסט כלשהו בזמן פגישה עם אדם אחד ויותר, איננו יכולים להיות ממוקדים בפגישה לחלוטין כיוון שאנחנו לעיתים מבקשים לחזור על הדברים הנאמרים ומבזבזים בכך את הזמן לכולם. כמו כן, כשאנחנו נפגשים אחד על אחד או בקבוצה קטנה, אנחנו צריכים להעניק את מלוא תשומת הלב לפגישה ולא רק מפאת היעילות עבור כולם. זה נקרא להתייחס בכבוד לאנשים שמולנו.

כשפעילות מבוססת על משימות בלבד, מולטיטסקינג אינו יתרון. יתרה מזו, היא עשויה יותר להלחיץ מאשר אי ריבוי משימות כתוצאה מהפרעות חיצוניות- עומס מידע וכדומה כיוון שאנחנו מפסידים זמן יקר של התכווננות למשימות כל פעם מחדש, מעין "תפסת מרובה לא תפסת".

עם זאת, כשאנחנו מגדירים ריבוי משימות בראייה מערכתית, יש לבדוק את האפקטיביות הכוללת של מערכת הניהול או הארגון כולו. היינו, כחלופה לבחון את רמת המשימה ניתן לבדוק את הקריטיות ליעילות הניהולית.

בעולם הניהול ההגדרה של ריבוי משימות, בעיניי רלבנטית וחשובה רק במעבר בין ביצוע משימות או להפסיק משימה אחת לטובת אחרת, היינו לתעדף פונקציות ומשימות בזמן אמת, כמרכיב חיוני לביצועים הניהוליים או של מערכת ארגונית.

ההתנהלות היומיומית של חיי העסק מתאפיינת בדינמיות, בסדר עדיפויות שמשתנה, במשימות שנקטעות כיוון שישנם דברים חשובים יותר שנכנסו ממה שאנחנו עובדים עליהם כעת. נכון, המשימות הספציפיות "יסבלו", אבל היעילות הניהולית הכוללת תגדל. במילים אחרות, בזמן אמת- גמישות במובן של הפרעה ותעדוף תופסת משמעות קריטית במערכות ניהוליות.

למשל, מנהל פרויקט מרוכז כל כולו בכתיבת הצעה כלשהי. עובד נכנס למשרדו לצורך קבלת החלטה קריטית על פרויקט הפיתוח הנוכחי כשהוא ממתין להחלטתו של מנהל הפרוייקט-הממונה עליו. הם נדרשים לשוחח מספר דקות על כך, להתקשר למישהו אחר כדי לקבל חוות דעת ולבסוף המנהל מקבל החלטה. כתוצאה מכך, פרויקט הפיתוח שייתכן מאוד והוא קריטי לחברה מתקדם בהתאם ללוח הזמנים. נכון, נדרש למנהל זמן כדי לשוב להצעה שכתב קודם לכן ולהתמקד בה, אבל אין זה קריטי. לפיכך, "ההפרעה"-ריבוי המשימות היא הגיונית כי מציאות יומיומית זו רווחת בניהול או כמעט בכל מערכת ארגונית.

היינו, עומס מידע או עומס תקשורת מול ריבוי משימות וניהול הם שני דברים שונים לחלוטין, לעניות דעתי.

שורה תחתונה: רופאים, מהנדסים, מנהלי פרוייקטים, מנהלי קו, אנשי מכירות, מנכ"לים, בעלי עסקים וכו' – כולם צריכים ריבוי משימות כיוון שהם חלק בלתי נפרד מהטריטוריה המקצועית, חלק בלתי נפרד מחיי העסק והניהול.  אין לקשר מונח זה, כאמור עם משימה אחת, ביצועים, תקשורת, הסחת דעת, עומס יתר וחוסר ריכוז.

מהו מולטיטסקינג עבורכם/ן? כיצד אתם/ן מנצלים/ות את משאב הזמן? כיצד הייתם/ן רוצים/ות לפעול בצורה יעילה?

פורסם בכתב העת "משאבי אנוש": http://www.hrisrael.co.il/document/68577,7466,12,27.aspx

© כל הזכויות שמורות לרחל אפרים 2012

Read Full Post »

%d בלוגרים אהבו את זה: