אחד מתחומי הפעילות המרכזיים של מנהל הוא בניית צוות עבודה. צוות עבודה טוב הוא סינרגטי, היינו ששיתוף הפעולה בתוכו מביא לתוצאות גבוהות יותר מאלו שהיו מתקבלות מכל אחד בנפרד. חלק מהגדרת המצוינות הצוותית. צוות סינרגטי לומד לשכלל את פעילותו המשותפת, להגיע להישגים גבוהים יותר, לשפר את השירות ללקוחות ולהיות פתוח לתהליכי למידה מתמדת שיאפשרו לו לפרוץ לדרכים חדשות ועוד.
תהליך של בניית/הרחבת צוות, בפרט צוות ניהולי הוא אתגר כיוון שיזמים רבים נרתעים בתחילה להאציל את האחריות של עסקיהם שהם מפקחים עליהם מתחילת הקמתם. יחד עם זאת, בעלי עסקים אינם יכולים לפתח את החברה בכוחות עצמם או עם הצוות הקיים ללא הגבלת זמן. בניית צוות ניהולי או לחלופין הרחבתו יכולה להיות צעד קריטי במעבר של חברה מעסק קטן לעסק בוגר ויציב עם יכולת גבוהה לצמיחה עתידית. על ידי שכירת האנשים הנכונים בשלב המתאים, בעלי החברה יכולים להניח את היסודות לעתיד, להבטיח כי לחברה יש את המשאבים ואת המומחיות הנדרשים כדי לממש את מלוא הפוטנציאל שלה.
כדי לבנות צוות מוצלח צריך מנהל הצוות, לדעתי להכיר ראשית כל במחויבותו כמנהל לתמוך בעבודת הצוות. כמו כן, עליו להבהיר לעצמו מהי חשיבות הצוות בעיניו וכיצד הוא רואה את תפקידי הצוות בפועל. הגדרת תיאורי תפקיד מדויקים לצוותי העבודה, מעבר למיפוי קהל היעד של הצוות הנדרש ומיקוד באפיקי הפרסום בהתאם יוצרת צוות שמבין את ההפריה והאחריות ההדדיות ובונה את צינורות שיתופי הפעולה אל מול ממשקי עבודה אחרים.
לאור מורכבות בניית צוות עובדים, יחידת משאבי אנוש צריכה לשאול ביתר שאת מי וכיצד יטפלו בקורות החיים המתקבלים ואילו חברות ושיטות השמה מתאימות ביותר לצורך איוש התפקידים.
המראיינים אמורים להפעיל התאמה לפי "חשיבה קבוצתית" מתוך היכרות מעמיקה עם הצוותים, מתוך הנחה שלכל קבוצה (כמו לאדם) יש אישיות ודרכים ייחודיות להתמודד עם אתגרים, שלבי התפתחות, עולם סמוי של תחושות המתבטא בהגנות ובסימפטומים חיצוניים, כמו בעיות מוטיבציה וכדומה.
אם מדובר, למשל בגיוס צוות מכירות דרושים מראיינים מיומנים שיודעים לראיין אנשי מכירות היות ואנשי מכירות, בדרך כלל מיומנים במלאכת המכירה וכוח השכנוע והיכולות הורבליות הם חלק מכלי העבודה היומיומית שלהם. גיוס אנשי מכירות לא מתאימים עשוי לגבות מחיר גבוה שמשפיע בצורה משמעותית על השורה התחתונה של החברה כולה.
סבלנות והקשבה פעילה. גם אם ישנו צורך בקליטת עובדים באופן מיידי או לחלופין בגיוסי מאסות ועמידה בלוחות זמנים בהתאם, יש למצוא את האיזון, לעניות דעתי בין עמידה ביעדים לבין מקום להתפשר כאשר, למשל רק חלק מצרכי המועמדים והחברה המהותיים תואמים. ניתן לעשות זאת דרך העלאת שאלות פתוחות והקשבה פעילה כדי להכיר את המועמד על יכולותיו ולקבל את תשובותיו ולא את שלנו מתוך רצון טבעי לקלוט בהקדם האפשרי. יש לבחון את יכולתו להתמודד עם ביקורת, יכולת דיאלוג ועזרה הדדית, מידת האסרטיביות ועוד כיוון שהוא אמור להשתלב בתוך צוות שחבריו אמורים לעבוד בשיתוף פעולה פורה ולהתמודד יחדיו מול אתגרים שונים.
יצירת "מחסומים" בתהליך. משאבי אנוש יכולה להגדיר "מחסומים" לאורך כל התהליך שיסייעו לקלוט את המועמדים המתאימים עפ"י כישורים ספציפיים. "המחסומים" הללו יכולים לצייר תמונה מדויקת יותר של העובדים הפוטנציאליים מעבר להכרת המועמדים במסגרת ביצוע ראיונות עומק. למשל, אם אנו מחפשים צוות נציגי שירות או מכירות עם יכולת מעקב מהירה ויסודית כחלק מתודעת שירות גבוהה, ניתן לבחון את המועמדים על פי זמינותם ומשך זמן תגובתם לתרחישים שהועלו בפניהם.
נוסף על כך, תהליך בניית תשתית של צוות מכירות למשל אינו מסתכם בגיוס אנשי מכירות מצוינים, מתוך ניסיוני המקצועי. יש להגדיר תהליך מכירות מובנה ומתועד שיסייע להם להצליח בתפקידם. הקמת מערך מכירות, אם מדובר במכירות טלפוניות דורשת חשיבה אסטרטגית ובניית תהליך מובנה הכולל הגדרת פרופיל הלקוח למכירות בטלפון (לעיתים הוא שונה מפרופיל הלקוח במכירות בשטח), כתיבת מסרים ותכנים של הפנייה בטלפון לשלבים השונים של המכירה ועוד.
מתן רשימת שמות של לקוחות פוטנציאליים, טלפונים ומחשבים מתוך הנחה שאנשי הצוות כבר יסתדרו, יתחילו ליצור הזדמנויות ולמכור משול לכישלון במקרים רבים. ללא השקעה מראש בחשיבה ותכנון תהליך זה, הם עשויים לבזבז זמן רב בהשגת יעדי המכירות ולרוב מסרי המכירות לא יהיו עקביים ויבלבלו את הלקוחות ואת צוות המכירות.
גיוון. לבחון את סט הכישורים של העובדים המועסקים או שלנו כבעלי החברה, כמו האם אנחנו אנשי מכירות מעולים? האם העובדים הקיימים מצטיינים במימון, במו"פ? גם אם הם מעולים במספר תחומים, מומלץ לגייס עובדים שישלימו את נקודות החוזק הקיימות. בשנים האחרונות סוגית הגיוון (Diversity) תופסת יותר מקום בפעילות היומיומית, מתוך הנחה שכל אחד ואחת מוסיף/מוסיפה במאפיינים היחודיים לו/ה.
היתרון החברתי והכלכלי של גיוון בצוותים מוכח ונמדד לגבי תהליכי קבלת החלטות וביצועים מקצועיים כמו בחברות גלובליות, ולכן מומלץ לתת ייצוג למגוון הרחב של עובדים: חדשים וותיקים, נשים וגברים, צעירים ומבוגרים, עובדים ממגזרים שונים וכן הלאה שישקפו את מגוון הקולות הקיים.
התאמה לתרבות הארגונית. מעבר לאישור הכישורים, הניסיון והמיומנויות המקצועיות של העובד יש לוודא את התאמתו לתרבות הארגונית של החברה. כך ניתן, למשל לזמן את אחד מאנשי הצוות הקיים לריאיון העבודה עם המועמד כדי לקבל משוב על התאמתו לתפקיד.
מהן העקרונות, באופן כללי לפיהן נערך תהליך גיוס ובניית צוותים בחברתכם/ן? מהם האתגרים שנתקלתם/ן בנושא הנדון?
© כל הזכויות שמורות לרחל אפרים 2013
בית ארגוני 